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Die Geschichte(n) deiner Schar
- Jungwacht Blauring Schweiz
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Du stehst bei euch im Materialraum und fragst dich, ob der Ordner mit den Dias und der Musikkassette aus dem Sommerlager 1999 noch irgendjemandem nützt. Oder vielleicht sitzt du auch zu Hause am Compi und klickst dich durch die Cloud mit all den Höck-Protokollen des Jahrs 2023. In diesem Beitrag geben wir dir ein paar Empfehlungen mit.
Denn wer weiss, vielleicht wirst du bald gefragt:
Wann wurde deine Schar gegründet?
Wieso wurde deine Schar gegründet?
Welche Traditionen sind deiner Schar wichtig?
Und weshalb gibt es diese Traditionen?
Aufräumen und / oder archivieren?
Vielleicht geht es dir ähnlich wie der Jungwacht Blauring Kanton Zürich vor ein paar Jahren. Im Estrich stapelten sich Kisten mit Dokumenten, Produkten und ganz viele Dias, beziehungsweise Fotos.
Die Kantonsleitung traf sich daher an einem Samstagmorgen um 09:00 Uhr um erstmal alle Unterlagen vom Estrich in den grossen leeren Sitzungsraum zu bringen.
Danach folgten folgende Arbeitsschritte:
Aufbewahrungsort
Der Aufbewahrungsort für historische Quellen sollte möglichst sicher, sauber und klimatisch stabil sein. Feuchtigkeit, starke Temperaturschwankungen und Lebensmittel sind eine Bedrohung für die meisten Quellen. Bevor neue Objekte und Dokumente in euer Archiv gelangen, müssen diese auf Schimmel, Insekten oder gefährliche Chemikalien überprüft werden. Vielleicht passt daher der Estrich nicht (mehr) oder zumindest nicht für alle Objekte. Auch das Materiallager in einer Scheune schadet den Archivalien, Dias, Fotos usw.
Meldet euren Raumbedarf für ein Archiv bei der Pfarrei oder Gemeinde an.
Im Estrich- Archivraum wurde nach dessen Reinigung die Struktur vorbereitet, damit die sortierten Materialien versorgt werden können. Zusätzliche Gestelle wurden vorgängig organisiert.
Wenn ihr als Schar während dem Sichten altes Material der Region, des Kantons der nationalen Ebene findet, dann meldet euch bei denen. Vielleicht könnt ihr eine Lücke schliessen oder das Material wird dort schon aufbewahrt, dann müsst ihr es nicht tun.
Auch kann es sein, dass ihr während dem Sichten Listen oder alte Inventare findet, bewahrt diese ebenfalls mit dem Material auf. Sie helfen später das Material schneller wiederzufinden. Wenn ihr schon dabei seit, macht auch gleich ein Foto des Ur-Zustandes, so vernichtet ihr keine Spuren.
Archivplan
Eine Übersicht in Form eines Inventars, beziehungsweise Archivplan ist unverzichtbar um den Überblick zu behalten. Behaltet die Ordnungen eurer Vorgänger*innen im Zweifelsfall bei. Überlegt vorher, welche Ordnung in eurem Archiv sinnvoll ist. Ein Inventar hält fest, wo welche Quellen aufbewahrt werden. Es hilft die Unterlagen in Zukunft zu finden und sichert Informationen.
Verschiedene Spalten im Archivplan ermöglichen euch, dass ihr den gleichen Archivplan für die digitale und analoge Aufbewahrung der Unterlagen verwenden könnt.
Apropos digital:
Vermutlich verwendet ihr im aktuellen Scharalltag eine Cloud und legt auf dieser alles ab, was alle wissen müssen. Die Versuchung ist gross, dass jeweils einfach der Speicherplatz erweitert wird, statt aufzuräumen.
Räumt auch digital auf und versucht jährlich zu prüfen, welche Dokumente noch gebraucht werden, welche relevant sind für die Nachwelt (siehe rechts, Beispiele von Archivplan Kategorien) und löscht die Dokumente, beziehungsweise verschiebt sie in das Archiv.
Bei dieser Aufräumaktion könnt ihr ja allenfalls auch den nicht mehr Aktiven den Cloud-Zugriff entziehen.
Beispiele von Archivplan Kategorien
Zukünftiges Vorgehen bezüglich Dokumentierung und Archivierung
Die Kalei Zürich hat an diesem Tag ein neues Kalei-Ämtli geschaffen und definiert, wie sie zukünftig mit Archivmaterial umgehen wollen.
Bestandesaufnahme
Papier, Akten
Zeitschriften
Fotografien, Negative, Dias
Filme, Videos
Fahnen
Kleidungsstücke
Merch-Produkte, Werbematerial
Weitere Erinnerungsstücke
Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
Vereine sind gesetzlich dazu verpflichtet ihre Aktivitäten zu dokumentieren. Das heisst in Form von schriftlichen Dokumenten wie Protokollen, Jahresberichten, Buchhaltungsunterlagen festzuhalten und mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
Falls deine Schar noch überhaupt kein Material aufbewahrt, dann startet ihr allenfalls mit einer Bestandesaufnahme und kommt erst dann zu der Sortierung, wie sie im oberen Abschnitt beschrieben wird.
Vorgehen in der Findung
Weitere Hilfsmittel
Wende dich bei Fragen zu diesem Thema an animation@jubla.ch oder geschichte@jubla.ch
Hintergrundinfos
Esther Burri, Themenfeld Mitglieder
Jan 31, 2023