Innehalten, reflektieren, Ziel weiterverfolgen. Erfahre wo das Projekt jubla.digital steht, in welche Richtung es sich bewegt und wie die Bedürfnisse aus dem Verband verfolgt werden.
Innehalten, reflektieren, Ziel weiterverfolgen….
Im letzten Jahr konnte jubla.digital weitere Meilensteine erreichen: Mit dem Update und Migration des Angebots «Websites für Scharen», der Implementierung einer neuen Wissens- und Ideenplattform «jubla.netz», jubla.datenschutz und jubla.scrum wurden gleich vier Teilprojekte in den Jubla-Alltag überführt. jubla.arbeitsorganisation hat sich mit der Nutzung von Microsoft 365, Trello und Confluence auf nationaler Ebene beschäftigt. Es wirkt nun umbenannt als jubla.tooling in ähnlicher Form weiter. Die Fachgruppe Datenbank hat weiter die Vision für unsere Mitgliederdatenbank jubla.db verfolgt. Neben einer neuen Ausrichtung für eine strategische und operative Tätigkeit wurde der «Elternzugang» als eine von mehreren Neuerungen umgesetzt.
Auch bei jubla.digital sollen eigene Ideen und Ansichten eingebracht werden: Die einzelnen Teilprojekte präsentieren regelmässig ihre Fortschritte auf SocialMedia und nehmen Rückmeldungen oder Fragen auf. Übergeordnet stehen dem Verband nach einem «Boxenstopp» Erkenntnisse bereit, welche Bedürfnisse auf dem Weg hin zur Vision verbleiben oder neu zu berücksichtigen wären.
jubla.digital
Das Projekt jubla.digital ist im Jahr 2020 gestartet. Ziel ist es, die Jubla in digitaler bzw. auch technischer Hinsicht fit für die Zukunft zu machen. Das beinhaltet verschiedene Themenschwerpunkte.
Boxenstopp
Interessensvertretende haben sich im Januar 2024 zu einem «Boxenstopp» getroffen. Um herauszufinden, wo wir in Hinblick auf die gemeinsame Vision stehen und welche Bedürfnisse auf dem Weg hin zur Vision verbleiben.
Interessensvertretende haben im «Boxenstopp» ausgehend von Herausforderungen aus der Perspektive einer Schar/Kalei gesammelt, wie Digitalisierung uns voranbringen könnte.
Die gesammelten Bedürfnisse, Ideen und Hinweise dienen dem Projekt oder den einzelnen Teilprojekten als Themenspeicher aus dem sie Aufgabenstellungen ausarbeiten können.
Agilität
Agilität bedeutet, dass Organisationen schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren können. Es ist wie ein Gruppenstunde, die sich leicht an unterschiedliche Wetterbedingungen anpassen kann. Agilität fördert ein offenes und dynamisches Denken, damit Teams besser auf Bedürfnisse eingehen können. Durch agile Methoden können Projekte in kleinen Schritten organisiert werden, was ihnen hilft, gut voranzukommen. Kurz gesagt: Agilität hilft sich anzupassen und erfolgreich zu bleiben.
Mutig sein!
Warum war der letzte durchgeführte Anlass für dich/euch ein unvergessliches Erlebnis? Wo oder wie könntet ihr (digitale) Hilfsmittel einsetzten oder weglassen, um agiler im Schar-Alltag zu werden? Habt Mut, neuen Wege zu gehen, altes zu hinterfragen und neue Ideen auszuprobieren.
Das Wichtigste in Kürze
jubla.digital hat nach einem «Boxenstopp» mit Interessensvertretenden neue Impulse für den Weg hin zur Vision gesammelt.
Du bist ein Jubla-Mitglied, interessierst dich für das Projekt jubla.digital: Hier findest du weitere Informationen und die Möglichkeit, Rückmeldungen und Fragen zu den Teilprojekten zu platzieren.
Weitere Hilfsmittel
schub.verband
Verbandsarbeit – Verband mitgestalten
Hintergrundinfos
Du stehst bei euch im Materialraum und fragst dich, ob der Ordner mit den Dias und der Musikkassette aus dem Sommerlager 1999 noch irgendjemandem nützt. Oder vielleicht sitzt du auch zu Hause am Compi und klickst dich durch die Cloud mit all den Höck-Protokollen des Jahrs 2023. In diesem Beitrag geben wir dir ein paar Empfehlungen mit.
Denn wer weiss, vielleicht wirst du bald gefragt:
Wann wurde deine Schar gegründet?
Wieso wurde deine Schar gegründet?
Welche Traditionen sind deiner Schar wichtig?
Und weshalb gibt es diese Traditionen?
Aufräumen und / oder archivieren?
Vielleicht geht es dir ähnlich wie der Jungwacht Blauring Kanton Zürich vor ein paar Jahren. Im Estrich stapelten sich Kisten mit Dokumenten, Produkten und ganz viele Dias, beziehungsweise Fotos.
Die Kantonsleitung traf sich daher an einem Samstagmorgen um 09:00 Uhr um erstmal alle Unterlagen vom Estrich in den grossen leeren Sitzungsraum zu bringen.
Danach folgten folgende Arbeitsschritte:
Aufbewahrungsort
Der Aufbewahrungsort für historische Quellen sollte möglichst sicher, sauber und klimatisch stabil sein. Feuchtigkeit, starke Temperaturschwankungen und Lebensmittel sind eine Bedrohung für die meisten Quellen. Bevor neue Objekte und Dokumente in euer Archiv gelangen, müssen diese auf Schimmel, Insekten oder gefährliche Chemikalien überprüft werden. Vielleicht passt daher der Estrich nicht (mehr) oder zumindest nicht für alle Objekte. Auch das Materiallager in einer Scheune schadet den Archivalien, Dias, Fotos usw.
Meldet euren Raumbedarf für ein Archiv bei der Pfarrei oder Gemeinde an.
Im Estrich- Archivraum wurde nach dessen Reinigung die Struktur vorbereitet, damit die sortierten Materialien versorgt werden können. Zusätzliche Gestelle wurden vorgängig organisiert.
Wenn ihr als Schar während dem Sichten altes Material der Region, des Kantons der nationalen Ebene findet, dann meldet euch bei denen. Vielleicht könnt ihr eine Lücke schliessen oder das Material wird dort schon aufbewahrt, dann müsst ihr es nicht tun.
Auch kann es sein, dass ihr während dem Sichten Listen oder alte Inventare findet, bewahrt diese ebenfalls mit dem Material auf. Sie helfen später das Material schneller wiederzufinden. Wenn ihr schon dabei seit, macht auch gleich ein Foto des Ur-Zustandes, so vernichtet ihr keine Spuren.
Archivplan
Eine Übersicht in Form eines Inventars, beziehungsweise Archivplan ist unverzichtbar um den Überblick zu behalten. Behaltet die Ordnungen eurer Vorgänger*innen im Zweifelsfall bei. Überlegt vorher, welche Ordnung in eurem Archiv sinnvoll ist. Ein Inventar hält fest, wo welche Quellen aufbewahrt werden. Es hilft die Unterlagen in Zukunft zu finden und sichert Informationen.
Verschiedene Spalten im Archivplan ermöglichen euch, dass ihr den gleichen Archivplan für die digitale und analoge Aufbewahrung der Unterlagen verwenden könnt.
Apropos digital:
Vermutlich verwendet ihr im aktuellen Scharalltag eine Cloud und legt auf dieser alles ab, was alle wissen müssen. Die Versuchung ist gross, dass jeweils einfach der Speicherplatz erweitert wird, statt aufzuräumen.
Räumt auch digital auf und versucht jährlich zu prüfen, welche Dokumente noch gebraucht werden, welche relevant sind für die Nachwelt (siehe rechts, Beispiele von Archivplan Kategorien) und löscht die Dokumente, beziehungsweise verschiebt sie in das Archiv.
Bei dieser Aufräumaktion könnt ihr ja allenfalls auch den nicht mehr Aktiven den Cloud-Zugriff entziehen.
Beispiele von Archivplan Kategorien
Zukünftiges Vorgehen bezüglich Dokumentierung und Archivierung
Die Kalei Zürich hat an diesem Tag ein neues Kalei-Ämtli geschaffen und definiert, wie sie zukünftig mit Archivmaterial umgehen wollen.
Bestandesaufnahme
Papier, Akten
Zeitschriften
Fotografien, Negative, Dias
Filme, Videos
Fahnen
Kleidungsstücke
Merch-Produkte, Werbematerial
Weitere Erinnerungsstücke
Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
Vereine sind gesetzlich dazu verpflichtet ihre Aktivitäten zu dokumentieren. Das heisst in Form von schriftlichen Dokumenten wie Protokollen, Jahresberichten, Buchhaltungsunterlagen festzuhalten und mindestens zehn Jahre aufzubewahren.
Falls deine Schar noch überhaupt kein Material aufbewahrt, dann startet ihr allenfalls mit einer Bestandesaufnahme und kommt erst dann zu der Sortierung, wie sie im oberen Abschnitt beschrieben wird.
Vorgehen in der Findung
Ressourcen
Rund um die Archivierung und Aufbewahrung wird folgendes benötigt:
Zeit (zum zusammentragen, Bearbeiten)
(Interessierte)Personen (übernimmt vielleicht jemand das Ämtli, von neuen Fanartikeln oder Broschüren etwas auf die Seite zu legen?)
Geld (für Verpackungsmaterial, Raummiete, evtl. Transporte, Digitalisierungen …)
Platz (physisch und digitaler Speicherplatz)
Das Wichtigste in Kürze
Ganz egal wann deine Schar oder dein Kantonalverband gegründet wurde - es wird Dokumente und Materialien geben, welche seit Jahren einfach da sind. Bevor die Geschichte(n) entdeckt und erzählt werden können, muss ein Überblick über diese Archivmaterialien geschaffen werden. Daraus resultiert dann auch eine Archivstruktur, welche ermöglicht, dass ein Zugang zur Vergangenheit hergestellt werden kann und die Auseinandersetzung mit eben dieser Vergangenheit ermöglicht. Und somit die perfekte Vorbereitung auf das kommende Jubiläum geleistet wird.
Weitere Hilfsmittel
schub.netzwerk
Ehemalige
schub.schar
Das Teamjahr / ein Team leiten / Ämtli
schub.verbandsarbeit
Aufgaben Ressortbeschrieb Administration
Wende dich bei Fragen zu diesem Thema an animation@jubla.ch oder geschichte@jubla.ch