NDS Anleitungen

Neu erhalten alle Leitungspersonen mit J+S Anerkennung On-Boarding Mails. Es werden 2 Mails vom BASPO verschickt:

1. Willkommen auf der NDS des BASPO: E-Mail-Adresse bestätigen
   In einem ersten Schritt muss zwingend die E-Mail-Adresse bestätigt werden.

2. Willkommen auf der NDS des BASPO: Login
   Wenn die E-Mail-Adresse validiert ist, erfolgt in einem zweiten Schritt das eigentliche Login. In diesem E-Mail ist zum Beispiel der Onboarding-Code aufgeführt.

Wichtig: Das Onboarden mit dem entsprechenden Code ist blockiert, solange die E-Mail-Adresse mit dem Link im ersten E-Mail noch nicht validiert wurde.

Tipp:

• Der Code ist 120h gültig und kann nur einmal benutzt werden. Hast du das verpasst, dann nimmt mit der kantonalen Arbeitsstelle Kontakt auf. Sie können dir einen neuen Code verschicken.

• Es sind keine “Hauruckübungen” möglich. Logge dich frühgenug ein.

Im Posteingang findest du alle Aufgaben und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit deinen J+S-Aktivitäten in der NDS. Bitte schaue regelmässig nach, welche Aufgaben gerade anstehen. In deinem persönlichen Benutzerprofil unter der Funktion «Mailversand verwalten» kannst du dir die Informationen an deine Mailadresse weiterleiten lassen.

Videotutorial: Startseite und Grundfunktionen

Open

Ergänzend zur Organisationsleitung können 5 weitere Personen hinzugefügt werden, welche die Dokumente im Zusammenhang mit der Auszahlung von J+S Beiträgen erhalten (zB. Kassier*erin Schar, Kassier*erin Relei/Kalei, AST, CV)

1. Reiter “Organisationen” wählen

2. auf blaues Auge der Schar klicken

3. Finanzen

4. Auszahlungskonten

5. …

6. Auf “…” bei Auszahlungskonto klicken und “Auszahlungskonto bearbeiten” wählen

Tipps:

• Stand jetzt bekommt J+S Coach und Organisationsleitung die Dokumente.

• Es muss ein Vereinskonto sein.

• Kontonachweis mit IBAN und Konto-Inhaberin muss hochgeladen werden

• Die Kontoangaben werden vom BASPO kontrolliert.

• Tipp: je nach Handhabung im Kanton: AST oder Ressort Finanzen der Kalei/Relei zusätzlich erfassen, damit diese die Coachgelder einfordern kann.

Open

1. Unter "Organisation">"Schar" den Tab "Personen" wählen

2. Organisationsleitung ändern

oder

1. “J+S-Coach erfassen”

Tipp:

• Abmelden: Diesen J+S Coach aus Schar entfernen

• J+S-Angebote umteilen -> Laufende J+S Angebote an einen anderen Coach umteilen, damit diese*r bearbeiten kann (Es kann nur ein Coach ein Angebot bearbeiten)

1. Unter "Organisation">"Schar" den Tab "Personen" wählen

2. nach unten scrollen zu “J+S-Leiter/innen

3. auf blaues Auge klicken

4. im Personenprofil nach unten zu Ehrenamtliches Benutzerkonto

5. auf Bleistift klicken

6. E-Mailadresse ergänzen

1. Reiter Jugendausbildung wählen

2. Blaues Feld «+ Angebot erfassen»

   1. Pflichtangaben ausfüllen

   2. Organisation = Schar

   3. Organisationsleitung = Scharleitung

   4. Konto der Schar

   5. Nutzergruppe 3 Jugendverbände

3. Speichern

4. Zurück zur Übersicht

5. Neu eröffnetes Angebot erscheint in der Liste aller Angebote=Lager deiner Schar

Videotutorial: J+S-Angebot erfassen

Tipps:

• Pro Schar wird nur ein Angebot eröffnet, auch wenn mehrere Lager stattfinden.

• Empfehlung: Lager direkt zusammen mit Jahresangebot erfassen und unmittelbar zur Bewilligung freigeben, da es sonst vergessen geht! Fehlende Lager können später immer noch nachgemeldet werden.

1. Innerhalb "Angebot" im Tab "Lager": Auf "Lager erfassen" klicken

2. Formular ausfüllen

Tipps:

• Lagertage ohne J+S-Aktivitäten = früher “Trainingsfreie Tage”

• PEDI =AHV-Nr. aus Lichtenstein  (Pflichtfeld geht weg so bald AHV eingetragen ist)

• Empfehlung Anmeldung Jahresangebot, Lager erfassen und direkt zur Bewilligung freigeben da es sonst vergessen geht!

• Geplante Anzahl TN kann nicht mehr angepasst werden nach Angebotsbewilligung (Achtung: wird für die Berechnung vom Leihmaterial verwendet)

Wenn das Angebot vollständig ist, muss der*die Coach es zur Bewilligung freigeben.

1. «Jugendausbildung»

2. auf blaues Auge vom Angebot klicken

3. «Aktionen» unten rechts klicken

4. «Zur Bewilligung freigeben»

Tipps:

• Im Status «Zur Bewilligung freigegeben» wird das Angebot beim kantonalen Sportamt geprüft. Die endgültige Freigabe durch das Sportamt wird bestätigt, indem das Angebot in den Status «Bewilligt» gesetzt wird.

• Der Bewilligungsantrag kann eingereicht werden auch ohne Grobprogramm

• Das Lager kann erst 6 Monate vor 1. Lagertag bewilligt werden

1. Gewünschtes Lager öffnen

2. Reiter Leihmaterial

3. Blaues Feld «+ Leihmaterial bestellen»

4. Artikel auswählen und hinzufügen

5. Mengen von ausgewählten Artikeln eingeben

6. Formular ausfüllen (Hinweise & Tipps beachten)

7. Person hinzufügen, welche für das Leihmaterial zuständig ist (Lagerleitung oder Materialchef*in)

8. Datum, Lieferort und Kontakt angeben

9. zwischenspeichern oder direkt “absenden” (spätestens 5 Wo vor Lieferdatum)

Videotutorial: Leihmaterial bestellen

Tipps:

• Das Angebot muss im Status «bewilligt» sein, damit Leihmaterial bestellt werden kann.

• Nur Material aus LS/T kann bestellt werden für Lager

• Leihmaterial bestellen, bevor TN hinzugefügt werden

• Die Menge kann in der NDS nicht mehr aufgerundet – es kann nur genau so viel Material wie Anzahl Personen bestellt werden - jedoch rundet vermutlich das Logistikcenter auf -> Auftragsbestätigung beachten (!) 

• Bestellstatus beachten

• Für Kurse: in Bemerkungen Bestellmenge einfügen

Hinweise:

• Artikel hinzufügen: Die Anzahl der erlaubten Artikel wird mit der Anzahl der in der NDS registrierten TN berechnet, wenn die definitive TN Liste bereits importiert wurde. Ansonsten wird die Berechnung mit der geplanten Anzahl TN bei der Eröffnung des Angebots durchgeführt.

• Kurs-/Lagerleitung: Suche nach oder gebe die Daten des*der Lagerleiters*in ein.

• Versandart: Die Lieferung des Materials erfolgt in der Regel als LKW-Lieferung. Alternativ kann es im Logistikcenter in Thun abgeholt werden.

• Termin Lieferung: Es kann nur ein Arbeitstag welcher mindestens 5 Wochen nach dem Datum der Bestellung ist ausgewählt werden. Wenn eine Woche vor diesem Termin keine schriftliche Bestellbestätigung von J+S eingetroffen ist, muss mit J+S Kontakt aufgenommen werden (Kontakt siehe unten).

• Termin Rücknahme: Das Material darf maximal für 7 Monate ausgeliehen werden. Die Rückgabe erfolgt spätestens 3 Tage nach dem Ende des (letzten) Lagers. Das Material muss in gereinigtem Zustand zurückgegeben werden. Am Abholtag muss das Material bereits um 8.00 Uhr bereitstehen.

• Kontaktperson: Am Liefertag muss die angegebene Person für den Lieferanten telefonisch erreichbar sein (Kontakt bei Problemen).

• Bezeichnung des Lieferortes und Adresse des Lieferortes: Hier muss eine genaue Adresse (Strasse + Hausnummer + PLZ + Ort) angegeben werden. Das Material wird Werktags zwischen 8.00 und 18.00 Uhr ausgeliefert. Wird es beispielsweise auf einen Bauernhof in der Nähe des Lagerhauses/-platzes bestellt, so muss dies mit dem Landwirt vorgängig abgesprochen werden. Der Lieferungsplatz muss mit dem Lastwagen (26 Tonnen) erreichbar sein und das Material mit dem Palettrolli ein- und ausgeladen werden können, d. h. es kann nicht auf einen Platz im Wald geliefert werden.

• Weiteres siehe Leitfaden

Tipps:

• Beim Öffnen wird automatisch die Coachadresse ausgefüllt - anpassen auf Lagerleitung/Matchef (!)

• Achtung: Speichern = wird bestellt

1. Lager anwählen

2. Lagerdetail

3. blaues Feld Lagerprogramm anwählen

4. Grobprogramm als PDF hochladen

1. TNs/Eltern loggen sich in der jubla.db ein

2. klicken auf «Anlässe».

3. «Demnächst stattfindende Anlässe»

4. beim Lager direkt via Button «Anmelden» klicken

5. Anmeldung ausfüllen

6. «anmelden» klicken

Tipp:

• Zusätzliche Anmeldefelder können bei der Erstellung des Lagers erfasst werden. Hier bietet es sich an, die Pflichtangaben, die der*die Coach für die NDS benötigt durch die TN ausfüllen zu lassen:

• Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, AHV-Nr., Nationalität, Muttersprache, PLZ, Ort, Land → Beachte dabei stets das Thema Datenschutz

• Es können auch Direktlinks auf das Lager an die Eltern kommuniziert werden (z.B. als QR-Code)

Sind die TNs in der jubla.db erfasst, kann die TN-Liste für den Upload in der NDS als csv-File aus der jubla.db exportiert werden:

1. Lager öffnen

2. «Teilnehmende» anklicken

3. «Export» klicken

4. «CSV»

5. «NDS-Lager»

1. Lager

2. Aktionen

3. Personen der zugehörigen Organisation suchen

4. Person suchen

5. Frisch erfassen -> Geburtsdatum & AHV-Nr. relevant (!)

Tipps:

• “Anforderungen an das Leiterteam” rechnet nach dem Import der Leitungspersonen aus, ob genügend Anerkennungen vorhanden sind für die provisorisch eingegebene Anzahl Teilnehmende.

• wenn eine Leitungsperson keine Email hinterlegt hat erscheint eine Fehlermeldung. Kann unter-> Organisation > blaues Auge > Personen ergänzt werden

1. Lager

2. Aktionen

3. Personen der zugehörigen Organisation suchen

4. Person suchen

5. Frisch erfassen -> Geburtsdatum & AHV-Nr. relevant (!)

oder

Das csv-File wird von dem*der Coach in die NDS importiert. Dies kann unter dem Reiter «Teilnehmende» gemacht werden.

Haken nur bei den Personen setzten, welche mit der Weitergabe der Daten an die Rega einverstanden sind. Dies muss abgeholt werden.

Tipp:

• Schiebe den Scrollbalken unterhalb der Liste der Personen nach rechts. So erkennst du, wer bereits gemeldet ist und wer nicht.

1. Reiter Jugendausbildung

2. Auf Details/blaues Auge vom Angebot klicken

3. Reiter Kurse/Lager anklicken

4. Auf Details/blaues Auge vom gewünschten Lager klicken

5. Reiter Anwesenheitskontrolle wählen

6. Auf Blaues Auge von jedem einzelnen Tag gehen

7. Bereich Leiter/Innen: Quadrat zuoberst (links von "Nachname") anklicken um alle Leitende auszuwählen

8. nicht anwesende abwählen

9. speichern

10. Für TN wiederholen wie bei Leitenden

11. Oben rechts auf nächsten Tag wechseln

Videotutorial: Anwesenheitskontrolle führen

Videotutorial: Anwesenheitskontrolle abschliessen

Tipp:

• Bei den drei Punkten vom Tag können die Anzahl J+S Stunden angepasst werden (für die An- und Abreisetagreglung)

• Status in der AWK Übersicht zeigt, ob AWK durchgeführt wurde oder nicht

• Stand jetzt kann auch LL AWK abschliessen -> LL soll nur speichern (!) «Anwesenheitskontrolle abschliessen» nur Coach!

• AWK wahrheitsgetreu ausfüllen. Das kantonale Sportamt sieht Überschneidungen mit anderen Angeboten und kann die Bewilligung zur Auszahlung zurück behalten.

• Anzahl Überschneidungen mit anderen Angeboten sollte immer 0 sein

• Achtung: AWK erst abschliessen, wenn wirklich bei allen Tagen die AWK erfasst wurde (siehe Status je Tag)

Videotutorial: Beitragsgesuch senden

Tipp:

• Unbedingt Hinweise wie folgende beachten!: Bist du sicher, dass du alles abschliessen willst?