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Lageradministration für LL & Coach

Willkommen auf jubla.netz! Hier geht’s zur Anleitung.

Lageradministration für LL & Coach

Owned by Jungwacht Blauring Schweiz
Last updated: 9.2.2025
11 min read

Hier findest du alle wichtigen Unterlagen für die Lageradministration für dich als Lagerleitung oder als Lagercoach. Das Menü rechts führt dich durch die einzelnen administrativen Schritte um ein Lager anzumelden. Zu den einzelnen Schritten sind direkt die jeweiligen Anleitungen für die Administration auf der jubla.db und der nationalen Datenbank für Sport (NDS) verlinkt.

Weitere Informationen zu dazu findest du auch bei J+S sowie rund um die Rollen und Aufgaben als Lagercoach im schub.begleiten.

schub.begleiten
Ich als Lagercoach
Rollen und Aufgaben

 

Die drei wichtigsten Dokumente

Checkliste J+S Lager:

Ablauf Lagerbetreuung:

Lagercoach-News:

jubla.netz
Lagercoach-News

Vorbereitung

Erwartungen klären

Zu Beginn klärt die Lagerleitung und der*die Lagercoach die Art und Weise, wie die Begleitung gestaltet werden soll, und welchen Zweck sie verfolgt. Gegenseitige Erwartungen zur künftigen Zusammenarbeit sollen ausgesprochen und die Grenzen der Begleitung aufgezeigt werden. So wird klar, wer welche Rolle künftig einnehmen wird.

Im Link auf der rechten Seite findest du ein Hilfsmittel als Denkanstoss und Diskussionsgrundlage inkl. Vorlage für die Erwartungsklärung.

schub.begleiten
Tipps dazu findest du im Werkzeugkoffer "Begleiten" unter Begleitvereinbarung

Coaching-Pyramide_2023 (2).jpg
die Coachingpyramide - Grundlage für die Erwartungsklärung

 

Die folgende Tabelle zeigt die Empfehlung auf, welche Lageradministrationsaufgaben der*die Lagercoach machen muss (links) und welche eine J+S-Leitungsperson bzw. die Lagerleitung übernehmen kann (rechts). Die genaue Absprache zu Verantwortlichkeiten muss zu Beginn geklärt werden.

muss durch Lagercoach erfolgen

kann von J+S-Leiter*in (LL) übernommen werden

  • Jahresangebot eröffnen

  • Lager erfassen

  • Angebot zur Bewilligung frei geben

  • TN als Rega Gönner*in anmelden

  • Angebot zur Auszahlung frei geben

  • Lagerbedingungen prüfen (J+S-Richtlinien)

  • Leihmaterial & Karten bestellen

  • TN, Leitende & Begleitpersonen erfassen und hinzufügen

  • Anwesenheitskontrolle ausfüllen

Diverses:

  • zusätzliche*n Coach/ Nachfolge / CV der Organisation hinzufügen

  • Erinnerungen Deadline an LL schicken

  • LL unterstützen bei Adminaufgaben, schulen und technischen Support geben bei Bedarf.

Muss von LL übernommen werden:

  • Lager auf der jubla.db erfassen

  • Kontoangaben liefern

Nationale Datenbank für Sport (NDS)

Die neue NDS ist seit anfangs Dezember 2022 in Betrieb. Sie dient der Administration von J+S-Kursen und -Lagern. Auf dieser Seite kannst du bei den jeweiligen Themen auf “NDS Anleitung” klicken, um weitere Information oder Anleitungen zu bekommen. Diese findest du auch auf der Unterseite “NDS Anleitungen”

Bei technischen Fragen zur NDS wende dich bitte an dein kantonales Sportamt und bei jublaspezifischen Fragen an ausbildung@jubla.ch.

Lagercoach-News 2025

Der Link zu den Lagercoach-News wird jährlich Ende Jahr via Kantone verschickt und beinhalten J+S-Neuigkeiten rund ums Thema Coaching sowie aktuelle Informationen über Jungwacht Blauring.

jubla.netz
Lagercoach-News

Ablauf Lagerbetreuung

Die Exceltabelle rechnet dir als Lagercoach und Lagerleitung mithilfe des Lagerstartdatums die wichtigsten Deadlines rund um die Lageradministration aus.

Newsletter Ausbildung & Coaching

Checklisten für Lagercoachs & Lagerleitende

Checkliste J+S-Lager:

Checkliste Winterlager:

Checkliste Lager ohne J+S

 

Ausführliche Checkliste für Lagerleitende

Diese Checkliste unterstützt Lagerleitende bei den Vorbereitungen von Lagern. Bei der Umsetzung werden Scharen von Coaches unterstützt. Das Dokument kann direkt am Computer ausgefüllt und gespeichert werden.

 

Terminliste Lagerplanung für die Lagerleitung

Eine Übersicht zu den wichtigsten Aufgaben während der Lagervorbereitung, Durchführung und nach dem Lager für die Lagerleitung.

 

Sonderfälle Lageranmeldung

Für Zeltlager im Kanton Tessin braucht es nach kantonalem Recht eine Bewilligung der Standortgemeinde. Dafür muss bei der Gemeinde eine Bewilligungsantrag eingereicht werden. Ein offizielles Formular dafür gibt es nicht. Am besten wird vorher mit der Gemeinde, in welcher der Lagerplatz liegt, Kontakt aufgenommen und klärt das Vorgehen ab. Für den Bewilligungsantrag schreibt man einen kurzen Brief mit dem Betreff: «Richiesta di autorizzazione per campeggio occasionale».

In den Kantonen Luzern, St. Gallen und Thurgau gelten besondere Bestimmungen zur Nutzung des Waldes. In diesen Kantonen müssen Lager, die am oder im Wald stattfinden oder Aktivitäten im Wald durchführen, unter Umständen gemeldet werden. Informationen dazu bekommt man beim Forstamt der Kantone.

Für Übernachtungen im Wald (Zeltlager) im Kanton Zug muss eine Bewilligung (kostet CHF 60.-) eingeholt werden. Mehr Informationen und ein Merkblatt sind hier ersichtlich.

Haus- und Zeltlager im Kanton Waadt, die länger als 7 Tage dauern, müssen ebenfalls zusätzlich gemeldet werden. Das kantonale Gesetz zum Schutz von Minderjährigen verlangt, dass die Lager beim Amt für Jugendschutz (Service de la Protection de la Jeunesse, SPJ) gemeldet werden. Dafür muss das Meldeformular (Demande d’autorisation) ausgefüllt werden und zusammen mit den Statuten und den Blockbeschrieben 6 Wochen vor dem Lager ans Sekretariat für den Jugendschutz geschickt werden. Die von der Pfadibewegung Schweiz übersetzten Richtlinien für Lager und Ferienkolonien von mehr als 7 Tagen auf Waadtländer Gebiet, fassen das Vorgehen auf Deutsch zusammen. Es gelten auch Vorschriften bezüglich des Betreuungsverhältnisses (Anzahl Leiter pro TN; unterschiedlich je Altersgruppe) in Lagern und Ausbildungen zur Prävention von sexuellem Missbrauch.

Lager sollten grundsätzlich in der Schweiz oder in Liechtenstein durchführt werden. Sie können aber auch in weiteren Ländern stattfinden. Es gilt spezifische Abklärungen zu machen und Vorschriften zu beachten (z.B. Versicherungen, ID mitnehmen, etc.) Die Dienstleistungen des Bundes können genutzt werden, Material wird jedoch nur in die Schweiz und Liechtenstein geliefert.

Weitere Unterstützungshilfen

Jugendurlaub
Arbeitnehmende bis 30 Jahre haben Anrecht auf fünf Tage unbezahlten Urlaub für freiwilliges Engagement mit Jugendlichen (Lagerleitung, Kochen, Beratung, Ausbildung). Das Gesuch muss zwei Monate vor der Aktivität bei dem*der Arbeitgeber*in eintreffen.

KulturLegi
Dabei sein auch mit wenig Geld. Jungwacht Blauring ist Netzwerkpartner der KulturLegi Schweiz.

Voilà
Voilà ist das Programm zur Gesundheitsförderung und Prävention in Kinder- und Jugendverbänden. Die kantonalen Programme führen Ausbildungskurse zum Thema durch und haben diverse Umsetzungshilfsmittel.

Faires Lager

Faires Lager steht für nachhaltige Kinder- und Jugendlager, liefert dir Tipps und Tricks und unterstützt Lagerleitungen und Leitungsteams.

Lager auf der jubla.db erfassen

Alle Lager sollen auf der jubla.db erfasst werden. Im Handbuch jubla.db für Scharleitende wird erklärt, wie ein Lager erfasst werden kann. Die Informationen zu den Lagern sind wichtig beim Krisenmanagement, dienen zur Vereinfachung der Administration für Lagerleitung und Lagercoachs, erlauben es Statistiken zu erheben und vieles mehr. Die Erfassung der Lagerdaten soll nur noch auf der jubla.db gemacht werden. Dabei ist das Thema Datenschutz zu beachten.

Informationen dazu, wie du ein Lager auf der jubla.db erfasst findest du im folgenden Video:

Lagererfassung auf der jubla.db

In diesem Video erfährst du, wie du ein Lager auf der Jubla-Datenbank erfassen kannst. Schritt für Schritt werden dir die einzelnen Funktionen für die Lagererfassung und die damit verbundene Erscheinungsbild bei der Anmeldung (Fragen / Pflichtangaben etc. für TN) gezeigt. 

Erklärvideo_Lager erfassen auf jubla.db.mp4

 

Lager auf der NDS erfassen

Der*die Lagercoach meldet alle Lager der Schar zusammen als Angebot bei J+S an. Diese Anmeldung macht er*sie online in der NDS. Den Zugang zur NDS erhält er*sie von dem oder der Vorgänger*in oder der Organisationsleitung (=Scharleitung).

Eröffnung J+S-Angebot

Lager erfassen

Bewilligung Lager auf der NDS

Dienstleistungen bestellen

Organisatoren von J+S-Angeboten und J+S-Aus- und -Weiterbildungen erhalten folgende Dienstleistungen:

  • J+S-Leihmaterial

  • Bestellung von Landeskarten

  • Vergünstigungen bei Übernachtungen in Unterkünfte des Bundes

  • Gönnerschaft bei der Rega während des Lagers

  • Benutzung der Sportmediathek des BASPO in Magglingen

J+S-Leihmaterial

Das BASPO stellt im Rahmen des Programms J+S für die J+S-Kaderbildung und für die J+S-Angebote Material zur Verfügung, auf die aber kein Anspruch erhoben werden kann. Das Material wird vom Armeelogistikcenter Thun (ALC-Thun) verwaltet.

Für Lager, welche unter J+S angemeldet werden, kann bei J+S diverses Material bestellt werden. Die Ausleihe des Materials kostet 60 Rp. / kg Material (inkl. Palette). Die Kosten werden direkt bei der Auszahlung der J+S-Entschädigung Ende Jahr abgezogen. Fehlendes oder fahrlässig beschädigtes Material wird nach dem Lager in Rechnung gestellt. Die Organisation haftet dafür. Für genaue Informationen zur Auslieferung, Annahme und Rückgabe des Materials:

Die Bestellung erfolgt direkt im J+S-Angebot in der NDS. Der*die Coach und der*die Lagerleiter*in legen gemeinsam fest, wer welche der unten aufgeführten Schritte ausführt.

Kontakt bei Problemen mit Leihmaterial
(immer LM-Nummer gemäss Bestätigung/Lieferschein angeben)

Landeskartenbestellung bei swisstopo

Bist du unsicher, welche Karten du bestellen willst? Auf der Homepage von Swisstopo findest du eine Übersicht zu den Landeskarten.

SBB-Angebote

J+S Gruppen - Tageskarte
Seit anfangs 2022 hat die SBB ein neues Angebot für Schulklassen und J+S-Gruppen mit Reisenden bis 25 Jahren. Das ganze Jahr über können solche Gruppen einen Tag lang für je 15 CHF in der 2. Klasse unterwegs sein (GA-Gültigkeitsbereich). Mehr Infos unter SBB Tageskarten für Schulen.

Gruppenbillette (ohne J+S)
Für die Anreise mit dem Zug kann ab einer Gruppengrösse von mehr als 10 Personen ein SBB-Gruppenbillett oder Tageskarten für Schulen bestellt werden. Damit reisen alle mit einer zusätzlichen Ermässigung von 30% oder für 15.-. Die Bestellung kann online, am Billettschalter oder telefonisch ( 0848 44 66 88, CHF 0.08/Min) vorgenommen werden. Mindestens die Anmeldung einer Gruppenreise ist obligatorisch. Nach Möglichkeiten werden entsprechende Reservierungen vorgenommen. Diese sind im Gruppenbillett inklusive. Detailliertere Informationen dazu unter SBB Gruppenreisen.

Gepäck- / Velotransport
Für angemeldete Gruppen besteht zusätzlich die Möglichkeit, Gepäck oder Velos von der SBB transportieren zu lassen. Detailliertere Informationen zum SBB-Gruppengepäck.

Lagerprogramm

Grobprogramm

Das Grobprogramm muss der*die Coach in der NDS hochladen. Dies wird von den kantonalen Sportfachstellen auf die subventionsrelevanten J+S-Richtlinien geprüft. Folgende Anhaben sollten aufgeführt sein:

  • Organisator*in (Name der Schar)

  • Lagerart (Haus-/Zelt-/Unterwegslager, Sommer-/Herbstlager, …)

  • Lagerdaten (inkl. Jahr)

  • Ort, Adresse und Name des Lagerhauses bzw. Lagerplatzes

  • Name der Lagerleitung (möglichst mit Kontaktdaten)

  • Name des Coachs (möglichst mit Kontaktdaten)

  • Lagermotto

  • Tag, Datum und Tagesverantwortliche*r

  • Name jedes Programmblocks und der verantwortlichen Person (darauf achten, dass sinnvolle und für das Sportamt verständliche Titel gewählt werden)

  • J+S-Aktivitäten werden mit einer Nummer versehen und speziell markiert

  • An- und Rückreisezeit

  • Logo (Jubla und J+S)

Wir empfehlen deshalb, die Vorlage Grobprogramm zu nutzen, damit alle Angaben bereits vorhanden sind. Das Grobprogramm aus eCamp wird auch akzeptiert.

Vorlage Grobprogramm

J+S Richtlinien

Für J+S-Lager gelten zusätzliche Bestimmungen für das Programm. Diese sind im Kapitel Richtlinien für J+S Lager zusammengefasst oder im Leitfaden zur Durchführung von J+S-Angeboten LS/T (→ Dokumente) zu finden.

Feinprogramm

Blockvorlagen für Lageraktivitäten, Lagersport- und Lagerprogrammblöcke sind im separaten Kapitel Programmvorlagen zu finden.

Sicherheitskonzepte

Verschiedene Merkblätter und Vorlagen (zB. Merkblatt Sicherheitskonzept für Wanderungen, 3x3, Sicherheitskonzept Nachgeländespiele, ..) sind im nebenstehenden verlinkten Kapitel zu finden.

Schweizerische Lebensrettungs-Gesellschaft (SLRG)

In den rechts verlinkten Unterlagen findest du verschiedene Hilfsmittel. Das Merkblatt informiert über die Wasser-Sicherheitsanforderungen, die Ausbildungsstruktur der SLRG und die Kursarten für die Jugendverbände. Zudem bietet es eine Übersicht über die Kursangebote. Die Vorlage unterstützt dich in der Planung einer Freiwasseraktivität.

Aktivitäten im Sicherheitsbereich

Administration der TN auf der jubla.db

TN melden sich selbständig fürs Lager an

Export der TN-Liste aus der jubla.db

Aufgepasst mit dem Encoding von Excel (relevant für die Darstellung der Sonderzeichen)

Die jubla.db exportiert csv-Dateien standartmässig mit dem UTF-8 Encoding (System für Zeichenkodierung). Beim Import der csv-Datei in der NDS kann dieses angewählt werden, um die Sonderzeichen richtig zu setzen. Falls eine Liste vor dem Hochladen noch mit Excel bearbeitet werden soll, kann man sie via «Export» → «Excel» → «NDS-Lager» exportieren. Diese wird nach der Bearbeitung als csv-Datei exportiert und in der NDS mit dem Encoding UTF-8.

Administration der TN / Leitende auf der NDS

Erfassung AHV-Nr.

Seit dem Winter 2022 muss die AHV-Nummer zwingend in der NDS gespeichert werden. Es geht dabei um das Vermeiden von Doppelerfassungen und die Verbesserung der Datenqualität. Neue Personen können in der NDS nur noch mit dieser Nummer erfasst werden. Damit der*die Coach diese Angaben hat, sollten diese bereits beim Anmelden der TN zum Lager hinterlegt werden. Kinder erhalten ihre persönliche Sozialversicherungsnummer mit der Anmeldung zur Krankenkasse, die Nummer kann somit auf der Krankenkassenkarte abgelesen werden. Für Personen, die keine AHV-Nummer haben, muss der*die Coach beim kantonalen Sportamt einen Antrag auf eine Ausnahme stellen.

Checkliste J+S-Lager ausfüllen

Das Lager wird an zwei Orten bewilligt:

  • Nach dem erfassen des Lagers / vor der Leihmatieralbestellung via NDS

  • kurz vor dem Lager via Checkliste J+S-Lager

Rega-Gönnerschaft

Für die Dauer eines J+S-Lagers können alle TNs und Leitenden eines Lagers gleichbehandelt werden wie Gönner*innen der Rega (siehe Leitfaden für spezielle Leistungen für die J+S-Angebote und J+S-Kaderbildung). Dieses Angebot gilt nur innerhalb der Schweizer Landesgrenzen und für das Fürstentum Lichtenstein. Der*Die Coach schickt in der NDS die TN-Angaben an die Rega. Im Gegenzug erhält die Rega das Recht, den gemeldeten TN bei Erreichen der Volljährigkeit eine Gönnerschaft anzubieten. Die Eltern der TN müssen deshalb mit der Datenweitergabe einverstanden sein (zB. via Lageranmeldung Einverständnis abholen)!

Achtung: Die Gönnerschaft ist keine Unfallversicherung! Bitte gut Nachlesen was die Gönnerschaft beinhaltet. Weitere Informationen dazu: Rahmenbedingungen zum Engagement der Rega (→ Weitere Dokumente)

Lagerabschluss

Die Lagerleitung schickt nach dem Lager dem*der Coach das aktualisierte Grobprogramm und die Anwesenheitskontrolle der TN und Leitenden.

Anwesenheitskontrolle (AWK) auf der NDS ausfüllen

Hinweis: Grobprogramm bei J+S-Lagern
Das Grobprogramm muss vor oder nach der Durchführung des Lagers in die NDS hochgeladen werden. Die Bewilligungs- und Kontrollinstanzen überprüfen die Programme stichprobenweise. Der Abschluss der Anwesenheitskontrolle (AWK) ist ohne Grobprogramm (Excel-, Word- oder PDF-File) nicht möglich. Das Grobprogramm muss vom Coach mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden.

Abschluss J+S-Angebot

Der*die Coach schliesst bis spätestens 30 Tage nach dem letzten Lager das ganze J+S-Angebot in der NDS ab. Es ist wichtig, das Angebot sorgfältig abzuschliessen, denn bei verspäteten Abrechnungen kann J+S die Entschädigung verweigern. Das kantonale Sportamt zahlt 80% der J+S-Entschädigung und die Coach-Entschädigung ungefähr 2 Monate nach dem letzten Lager an die Abteilung aus. Die restlichen 20% folgen am Anfang des kommenden Jahres.

Abschluss Angebot in der NDS

Der*die Coach muss das Angebot innerhalb von 30 Tagen nach dem letzten Lager abschliessen. Wichtig: Bevor das Angebot als Ganzes abgeschlossen wird, muss die IST-Daten-Erfassung, resp. AWK der einzelnen Lager abgeschlossen werden (d. h. der Status aller Lager ist «Anwesenheitskontrolle abgeschlossen»).

  • Angebotsstatus «Abschlussverfahren»: Im Status «Abschlussverfahren» wird das Angebot beim kantonalen Sportamt bearbeitet. Der Abrechnungsantrag von dem*der Coach an das kantonale Sportamt wird per E-Mail bestätigt. Ist das Angebot in Ordnung, wird die Auszahlung der J+S-Entschädigung bei J+S-Magglingen ausgelöst. Dies wird wiederum per E-Mail bestätigt (Betreff: Angebot Nr. XXXXXX zur Auszahlung weitergeleitet).

  • Status «Abgeschlossen»: Nach dem Abschlussverfahren durch das kantonale Sportamt wechselt das Angebot in den Status «abgeschlossen».

Aufbewahrungspflicht

Der*die LL und der*die Coach sind gemäss Gesetz verpflichtet die Lagerunterlagen während 5 Jahren aufzubewahren. So können allfällige Fragen oder Unstimmigkeiten, welche später auftauchen, geklärt werden.

Weitere Infos

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