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Lageradministration für LL & Coach

Owned by Jungwacht Blauring Schweiz
Last updated: 5.11.2024
10 min read

Hier findest du alle wichtigen Unterlagen für die Lageradministration für dich als Lagerleitung oder als Lagercoach. Das Menü rechts führ dich durch die einzelnen administrativen Schritte, um ein Lageranzumelden, durch. Zu den einzelnen Schritten sind direkt die jeweiligen Anleitungen für die Administration auf der jubla.db und der nationalen Datenbank für Sport (NDS) verlinkt.

Weitere Informationen zu dazu findest du auch bei J+S sowie rund um die Rollen und Aufgaben als Lagercoach im schub.begleiten.

schub.begleiten
Ich als Lagercoach
Rollen und Aufgaben

 

Die drei wichtigsten Dokumente

Checkliste J+S Lager:

Ablauf Lagerbetreuung:

Vorbereitung

Erwartungen klären

Zu Beginn klärt die Lagerleitung und der*die Lagercoach die Art und Weise, wie die Begleitung gestaltet werden soll, und welchen Zweck sie verfolgt. Gegenseitige Erwartungen zur künftigen Zusammenarbeit sollen ausgesprochen und die Grenzen der Begleitung aufgezeigt werden. So wird klar, wer welche Rolle künftig einnehmen wird.

Im Link auf der rechten Seite findest du ein Hilfsmittel als Denkanstoss und Diskussionsgrundlage inkl. Vorlage für die Erwartungsklärung.

Coaching-Pyramide_2023 (2).jpg
die Coachingpyramide - Grundlage für die Erwartungsklärung

 

Die folgende Tabelle zeigt die Empfehlung auf, welche Lageradministrationsaufgaben der*die Lagercoach machen muss (links) und welche eine J+S-Leitungsperson bzw. die Lagerleitung übernehmen kann (rechts). Die genaue Absprache zu Verantwortlichkeiten muss zu Beginn geklärt werden.

muss durch Lagercoach erfolgen

kann von J+S-Leiter*in (LL) übernommen werden

  • Jahresangebot eröffnen

  • Lager erfassen

  • Angebot zur Bewilligung frei geben

  • TN als Rega Gönner*in anmelden

  • Angebot zur Auszahlung frei geben

  • Lagerbedingungen prüfen (J+S-Richtlinien)

  • Leihmaterial & Karten bestellen

  • TN, Leitende & Begleitpersonen erfassen und hinzufügen

  • Anwesenheitskontrolle ausfüllen

Diverses:

  • zusätzliche*n Coach/ Nachfolge / CV der Organisation hinzufügen

  • Erinnerungen Deadline an LL schicken

  • LL unterstützen bei Adminaufgaben, schulen und technischen Support geben bei Bedarf.

Muss von LL übernommen werden:

  • Lager auf der jubla.db erfassen

  • Kontoangaben liefern

Nationale Datenbank für Sport (NDS)

Die neue NDS ist seit anfangs Dezember 2022 in Betrieb. Sie dient der Administration von J+S-Kursen und -Lagern. Auf dieser Seite kannst du bei den jeweiligen Themen auf “NDS Anleitung” klicken, um weitere Information oder Anleitungen zu bekommen. Diese findest du auch auf der Unterseite “NDS Anleitungen”

Bei technischen Fragen zur NDS wende dich bitte an dein kantonales Sportamt und bei jublaspezifischen Fragen an ausbildung@jubla.ch.

Der Link zu den Lagercoach-News wird jährlich Ende Jahr via Kantone verschickt und beinhalten J+S-Neuigkeiten rund ums Thema Coaching sowie aktuelle Informationen über Jungwacht Blauring.

Die Exceltabelle rechnet dir als Lagercoach und Lagerleitung mithilfe des Lagerstartdatums die wichtigsten Deadlines rund um die Lageradministration aus.

Newsletter Ausbildung & Coaching

Checklisten für Lagercoachs & Lagerleitende

 

Diese Checkliste unterstützt Lagerleitende bei den Vorbereitungen von Lagern. Bei der Umsetzung werden Scharen von Coaches unterstützt. Das Dokument kann direkt am Computer ausgefüllt und gespeichert werden.

 

Eine Übersicht zu den wichtigsten Aufgaben während der Lagervorbereitung, Durchführung und nach dem Lager für die Lagerleitung.

 

Sonderfälle Lageranmeldung

Für Zeltlager im Kanton Tessin braucht es nach kantonalem Recht eine Bewilligung der Standortgemeinde. Dafür muss bei der Gemeinde eine Bewilligungsantrag eingereicht werden. Ein offizielles Formular dafür gibt es nicht. Am besten wird vorher mit der Gemeinde, in welcher der Lagerplatz liegt, Kontakt aufgenommen und klärt das Vorgehen ab. Für den Bewilligungsantrag schreibt man einen kurzen Brief mit dem Betreff: «Richiesta di autorizzazione per campeggio occasionale».

Weitere Unterstützungshilfen

Jugendurlaub
Arbeitnehmende bis 30 Jahre haben Anrecht auf fünf Tage unbezahlten Urlaub für freiwilliges Engagement mit Jugendlichen (Lagerleitung, Kochen, Beratung, Ausbildung). Das Gesuch muss zwei Monate vor der Aktivität bei dem*der Arbeitgeber*in eintreffen.

KulturLegi
Dabei sein auch mit wenig Geld. Jungwacht Blauring ist Netzwerkpartner der KulturLegi Schweiz.

Voilà
Voilà ist das Programm zur Gesundheitsförderung und Prävention in Kinder- und Jugendverbänden. Die kantonalen Programme führen Ausbildungskurse zum Thema durch und haben diverse Umsetzungshilfsmittel.

Faires Lager

Faires Lager steht für nachhaltige Kinder- und Jugendlager, liefert dir Tipps und Tricks und unterstützt Lagerleitungen und Leitungsteams.

Lager auf der jubla.db erfassen

Alle Lager sollen auf der jubla.db erfasst werden. Im Handbuch jubla.db für Scharleitende wird erklärt, wie ein Lager erfasst werden kann. Die Informationen zu den Lagern sind wichtig beim Krisenmanagement, dienen zur Vereinfachung der Administration für Lagerleitung und Lagercoachs, erlauben es Statistiken zu erheben und vieles mehr. Die Erfassung der Lagerdaten soll nur noch auf der jubla.db gemacht werden. Dabei ist das Thema Datenschutz zu beachten.

Informationen dazu, wie du ein Lager auf der jubla.db erfasst findest du im folgenden Video:

Lagererfassung auf der jubla.db

In diesem Video erfährst du, wie du ein Lager auf der Jubla-Datenbank erfassen kannst. Schritt für Schritt werden dir die einzelnen Funktionen für die Lagererfassung und die damit verbundene Erscheinungsbild bei der Anmeldung (Fragen / Pflichtangaben etc. für TN) gezeigt. 

 

Lager auf der NDS erfassen

Der*die Lagercoach meldet alle Lager der Schar zusammen als Angebot bei J+S an. Diese Anmeldung macht er*sie online in der NDS. Den Zugang zur NDS erhält er*sie von dem oder der Vorgänger*in oder der Organisationsleitung (=Scharleitung).

Eröffnung J+S-Angebot

Lager erfassen

Bewilligung Lager auf der NDS

Dienstleistungen bestellen

Organisatoren von J+S-Angeboten und J+S-Aus- und -Weiterbildungen erhalten folgende Dienstleistungen:

  • J+S-Leihmaterial

  • Bestellung von Landeskarten

  • Vergünstigungen bei Übernachtungen in Unterkünfte des Bundes

  • Gönnerschaft bei der Rega während des Lagers

  • Benutzung der Sportmediathek des BASPO in Magglingen

J+S-Leihmaterial

Das BASPO stellt im Rahmen des Programms J+S für die J+S-Kaderbildung und für die J+S-Angebote Material zur Verfügung, auf die aber kein Anspruch erhoben werden kann. Das Material wird vom Armeelogistikcenter Thun (ALC-Thun) verwaltet.

Für Lager, welche unter J+S angemeldet werden, kann bei J+S diverses Material bestellt werden. Die Ausleihe des Materials kostet 60 Rp. / kg Material (inkl. Palette). Die Kosten werden direkt bei der Auszahlung der J+S-Entschädigung Ende Jahr abgezogen. Fehlendes oder fahrlässig beschädigtes Material wird nach dem Lager in Rechnung gestellt. Die Organisation haftet dafür. Für genaue Informationen zur Auslieferung, Annahme und Rückgabe des Materials:

Die Bestellung erfolgt direkt im J+S-Angebot in der NDS. Der*die Coach und der*die Lagerleiter*in legen gemeinsam fest, wer welche der unten aufgeführten Schritte ausführt.

Kontakt bei Problemen mit Leihmaterial
(immer LM-Nummer gemäss Bestätigung/Lieferschein angeben)

Landeskartenbestellung bei swisstopo

Bist du unsicher, welche Karten du bestellen willst? Auf der Homepage von Swisstopo findest du eine Übersicht zu den Landeskarten.

SBB-Angebote

Lagerprogramm

Grobprogramm

Das Grobprogramm muss der*die Coach in der NDS hochladen. Dies wird von den kantonalen Sportfachstellen auf die subventionsrelevanten J+S-Richtlinien geprüft. Folgende Anhaben müssen aufgeführt sein:

  • Organisator*in (Name der Schar)

  • Lagerart (Haus-/Zelt-/Unterwegslager, Sommer-/Herbstlager, …)

  • Lagerdaten (inkl. Jahr)

  • Ort, Adresse und Name des Lagerhauses bzw. Lagerplatzes

  • Name der Lagerleitung (möglichst mit Kontaktdaten)

  • Name des Coachs (möglichst mit Kontaktdaten)

  • Lagermott

  • Tag, Datum und Tagesverantwortliche*r

  • Name jedes Programmblocks und der verantwortlichen Person (darauf achten, dass sinnvolle und für das Sportamt verständliche Titel gewählt werden)

  • J+S-Aktivitäten werden mit einer Nummer versehen und speziell markiert

  • An- und Rückreisezeit

  • Logo (Jubla und J+S)

Wir empfehlen deshalb, die Vorlage Grobprogramm zu nutzen, damit alle Angaben bereits vorhanden sind.

J+S Richtlinien

Für J+S-Lager gelten zusätzliche Bestimmungen für das Programm. Diese sind im Kapitel Richtlinien für J+S Lager zusammengefasst oder im Leitfaden zur Durchführung von J+S-Angeboten LS/T (→ Dokumente) zu finden.

Feinprogramm

Blockvorlagen für Lageraktivitäten, Lagersport- und Lagerprogrammblöcke sind im separaten Kapitel Programmvorlagen zu finden.

Sicherheitskonzepte

Verschiedene Merkblätter und Vorlagen (zB. Merkblatt Sicherheitskonzept für Wanderungen, 3x3, Sicherheitskonzept Nachgeländespiele, ..) sind im nebenstehenden verlinkten Kapitel zu finden.

Schweizerische Lebensrettungs-Gesellschaft (SLRG)

In den rechts verlinkten Unterlagen findest du verschiedene Hilfsmittel. Das Merkblatt informiert über die Wasser-Sicherheitsanforderungen, die Ausbildungsstruktur der SLRG und die Kursarten für die Jugendverbände. Zudem bietet es eine Übersicht über die Kursangebote. Die Vorlage unterstützt dich in der Planung einer Freiwasseraktivität.

Aktivitäten im Sicherheitsbereich

Administration der TN auf der jubla.db

TN melden sich selbständig fürs Lager an

Export der TN-Liste aus der jubla.db

Administration der TN / Leitende auf der NDS

Checkliste J+S-Lager ausfüllen

Das Lager wird an zwei Orten bewilligt:

  • Nach dem erfassen des Lagers / vor der Leihmatieralbestellung via NDS

  • kurz vor dem Lager via Checkliste J+S-Lager

Rega-Gönnerschaft

Lagerabschluss

Die Lagerleitung schickt nach dem Lager dem*der Coach das aktualisierte Grobprogramm und die Anwesenheitskontrolle der TN und Leitenden.

Anwesenheitskontrolle (AWK) auf der NDS ausfüllen

Abschluss J+S-Angebot

Der*die Coach schliesst bis spätestens 30 Tage nach dem letzten Lager das ganze J+S-Angebot in der NDS ab. Es ist wichtig, das Angebot sorgfältig abzuschliessen, denn bei verspäteten Abrechnungen kann J+S die Entschädigung verweigern. Das kantonale Sportamt zahlt 80% der J+S-Entschädigung und die Coach-Entschädigung ungefähr 2 Monate nach dem letzten Lager an die Abteilung aus. Die restlichen 20% folgen am Anfang des kommenden Jahres.

Abschluss Angebot in der NDS

Der*die Coach muss das Angebot innerhalb von 30 Tagen nach dem letzten Lager abschliessen. Wichtig: Bevor das Angebot als Ganzes abgeschlossen wird, muss die IST-Daten-Erfassung, resp. AWK der einzelnen Lager abgeschlossen werden (d. h. der Status aller Lager ist «Anwesenheitskontrolle abgeschlossen»).

  • Angebotsstatus «Abschlussverfahren»: Im Status «Abschlussverfahren» wird das Angebot beim kantonalen Sportamt bearbeitet. Der Abrechnungsantrag von dem*der Coach an das kantonale Sportamt wird per E-Mail bestätigt. Ist das Angebot in Ordnung, wird die Auszahlung der J+S-Entschädigung bei J+S-Magglingen ausgelöst. Dies wird wiederum per E-Mail bestätigt (Betreff: Angebot Nr. XXXXXX zur Auszahlung weitergeleitet).

  • Status «Abgeschlossen»: Nach dem Abschlussverfahren durch das kantonale Sportamt wechselt das Angebot in den Status «abgeschlossen».

Aufbewahrungspflicht

Der*die LL und der*die Coach sind gemäss Gesetz verpflichtet die Lagerunterlagen während 5 Jahren aufzubewahren. So können allfällige Fragen oder Unstimmigkeiten, welche später auftauchen, geklärt werden.

Weitere Infos