Projektarbeit - Projektmanagement

Was ist ein Projekt?

Projekte sind zeitlich begrenzt und haben somit einen Anfang und ein Ende. Sie sind einmalig, zielgerichtet und weisen eine hohe Komplexität auf, so dass sie in den bestehenden Strukturen nicht durchgeführt werden können (z. B. sind sie regions- oder kantonsübergreifend). Beispiele von solchen Projekten sind das Kulti (Lieder- und Kulturfestival), Kantonstreffen/ Regionstreffen, Kantonslager, die Solidaritätsaktion jubla.infanta, eine neue Schar gründen, ein Jahresthema lancieren, Herstellen von Werbematerialien, einen Anlass organisieren, den Jubla-Tag initiieren, Umfragen erstellen usw.

Wer startet ein Projekt?

Das Mitbestimmen in der Jubla erlaubt es, dass alle ein Projekt starten können. Abhängig vom Gremium nehmen andere Personen die entsprechenden Rollen ein. Für die Projektsteuerung und -controlling sowie die Projektbegleitung sind die Auftraggebenden zuständig. Dies ist auf kantonaler Ebene z. B. die Kalei.

Wie kann aus Projekten gelernt werden?

Projekte durchlaufen verschiedene Projektphasen. Zum Schluss folgt der Abschluss. Ein Abschluss ist zentral, um aus Projekten zu lernen und sie wieder in die normale Struktur zurückzuführen. Es muss überlegt werden, wie Ergebnisse aus einem Projekt in die bestehende Struktur integriert werden können, um die gewünschte Wirkung zu erzielen.

Welche Rollen gibt es in einem Projekt?

Auftraggeber*in

Der*die Auftraggeber*in definieren den Prozess. Sie erteilen die Aufgaben und geben Verantwortung und Kompetenzen weiter. Sie geben die Rahmenbedingungen vor und sprechen Ressourcen (Zeit, Geld, Personen). Sofern innerhalb der Rahmenbedingungen, akzeptieren sie die gefällten Entscheide.

Projektleitung

Der*die Projektleiter*in ist verantwortlich für die Resultate des Projekts. Sie*er fordert die Rahmenbedingungen ein und bewegt sich innerhalb dieser und berücksichtigt die entsprechenden Anspruchsgruppen.

Projektbegleitung

Die Projektbegleitung unterstützt die Projektleitung in den einzelnen Phasen. Sie bringt die Aussensicht ein, kann auf Schwierigkeiten hinweisen und versucht zu coachen.

Anspruchsgruppen (Netzwerkpartner*innen)

Die Anspruchsgruppen sind jene Personen, die durch das Projekt am meisten betroffen sind, z. B. Kinder und Leitende bei einem Kantonslager. Es gilt ihre Bedürfnisse abzuholen, abzuwägen und daraus Entscheidungen abzuleiten. Die Anspruchsgruppen müssen aktiv angegangen und begleitet werden.

Beachte: Die gleichen Personen können innerhalb des Projekts verschiedene Rollen einnehmen. Es ist nicht immer einfach, klar zu definieren, wer wann in welcher Rolle auftritt.