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Input Scharfinanzen
- Jungwacht Blauring Schweiz
- Jungwacht Blauring Schweiz
Jugendarbeit kostet Geld, viel Geld, und der Jahresumsatz einer mittelgrossen Schar kann schnell einige zehntausend Franken und mehr betragen. Doch woher kommt dieses Geld und was soll von der Scharkasse alles bezahlt werden? Und dann ist da noch das Amt des*der Kassier*in.
Über Geld sprechen
Viele Leiter*innen haben keine Ahnung, wie es dem Verein finanziell geht, da sie davon ausgehen, dass diese Zahlen nur den*die Kassier*in und die Scharleitung betreffen. Sinnvoll ist es jedoch transparent zu bleiben und alle in regelmässigen Abständen über den Zustand der Kasse zu informieren.
Woher kommt das Geld?
Es bestehen zwei Möglichkeiten, woher eine Schar ihr Geld für den ”täglichen” Bedarf bekommen kann: Eigenfinanzierung und Fremdfinanzierung.
Unter Eigenfinanzierung verstehen wir Anlässe und Aktivitäten, die mit einem Gewinn abschliessen und so die Scharfinanzen aufbessern, wie zum Beispiel: Papiersammlungen, Unterhaltungsabende, Theater, Familienzmorge, Chilbistand, Verkauf von selbstgebundenen Adventskränzen oder Palmsträusschen, Autowaschen, Flohmarkt, Feste, etc. Aber auch die Einnahmen aus den Jahresbeiträgen zählen zur Eigenfinanzierung.
Fremdfinanzierung sind Beiträge von der Pfarrei, der Gemeinde, Gönner*innen, Sponsoren oder durch Fundraising. Die Beiträge von Pfarrei und Gemeinde sind oft fest geregelt, die Gönner*innen- und Sponsorenbeiträge müssen immer wieder verhandelt werden.
Das Amt des*der Kassier*in
ist neben der Scharleitung das wichtigste und verantwortungsvollste Amt in der Schar. Daher muss dieses Amt sehr sorgfältig besetzt werden.
Die Aufgaben sind zwar nicht riesig, aber sehr wichtig und verantwortungsvoll.
Ein Punkt sind zum Beispiel die Ausgaben der Leitenden. Wie lange dauert es von der Abgabe der Quittung, bis die Auszahlung eintrifft. Dauert die Spanne zu lange, werden so die Leitenden vergrault und schiessen dem Verein nichts mehr vor. Vielfach ist der*die Kassier*in die Bezugsperson zu externen Gremien. Er*Sie schickt Rechnungen der Kirchgemeinde, fordert die Jahresbeiträge bei Eltern und Gremien ein. Deshalb
ist es wichtig, dass diese Person für gute Kontakte sorgt, da vor allem bei Gremien dies mehr oder weniger der einzige Kontakt zum Verein ist. Die betreffende Person sollte einigermassen kompetent sein. Denn Kompetenz fördert den Überblick und die Ordnung. Gerade bei der Kasse ist die Ordnung das A und O.
Sind die Anlässe tragbar?
Anlässe sollten regelmässig überprüft werden. Dazu gehört natürlich ein Budget und eine Abrechnung des Anlasses. Nur so kann ermittelt werden, ob er sich gelohnt hat oder nicht. Vor allem bei Anlässen, die vor Jahren mal zur Mittelbeschaffung eingerichtet wurden, ist es wichtig zu überprüfen, ob Aufwand und Ertrag in einem vernünftigen Verhältnis stehen. Schaut ein Gewinn heraus, oder müssen wir gar noch drauflegen? Auch solche Themen gehören in den Höck.
Zahlungsverkehr
Wie man es auch dreht oder wendet, der Zahlungsverkehr spielt auf Dauer eine wichtige Rolle, weil, wenn er nicht gut funktioniert, kann es bald grosse Probleme geben.
Intern
Wenn die Leitenden beispielsweise Geld vorschiessen, indem sie Material für die Gruppenstunde, den Scharanlass oder das Lager selber bezahlen, und dieses Geld dann nicht mehr, oder sehr spät und umständlich zurückzuerhalten, sinkt mit der Zeit die Bereitschaft Geld in den Verein zu investieren.
Extern
Wenn unsere externen Lieferant*innen nicht rechtzeitig bezahlt werden, könnten sie die Schar auf einen schwarze Liste setzten. Bei der nächsten Bestellung heisst es dann evtl.: “Natürlich könnt ihr Material haben, ihr müsst es aber selber holen und
gleich bar bezahlen”. Zudem macht das einen schlechten Eindruck, weil die Leute dann denken, dass ihr ungenügend organisiert oder nicht fähig seit, Rechnungen zu bezahlen.
Fixtag für Rechnungen
Falls ihr mehrere Rechnungen pro Monat erhaltet, ist es sinnvoll, wenn du dir einen Tag einrichtest, an dem du gleich alle miteinander bezahlst. Das kann zum Beispiel immer der 10. des Monats oder der letzte Sonntag im Monat sein. Richte ein Mäppchen ein, wohin die Rechnungen bis zum Stichtag abgelegt werden können.
Hast du nur wenige Rechnungen, so zahle sie gleich bei Erhalt. Die Zinsen, die wir (wenn überhaupt) noch von der Bank/Post erhalten sind vernachlässigbar, und beim Lieferanten macht eine prompte Zahlung einen guten Eindruck. Zudem kannst du dann schon wieder was vergessen, weil es erledigt ist.
Mit der Kasse in den Höck
Ein Grossteil des Geldes fliesst wahrscheinlich durch die Hände der Leitenden. Diese möchten ihr Geld wegen ihrer beschränkten Mittel möglichst schnell
wieder zurück. Deshalb hat es sich als sinnvoll erwiesen, ihnen das Geld so schnell wie möglich auszuzahlen. Zum Beispiel ist der*die Kassier*in jeweils eine Viertelstunde vor dem Höck dort. Leute, die Quittungen dabei hatten, kommen ebenfalls früher. Diese werden gleich auf ein Formular geklebt und ausbezahlt.
Zahlungsmöglichkeiten
Die Einzahlung direkt auf der Post hat den Nachteil, dass es zeitlich sehr aufwendig ist und hohe Spesen anfallen.
E-Banking (Bank)/E-Finance (Post) oder Twint ist zu bevorzugen, da es einfach zu handhaben ist. Der zeitliche Aufwand dabei ist gering.
Kontrolle der Scharfinanzen
Wichtig ist, dass Ende Jahr eine Kontrolle erfolgt. Zu diesem Zweck braucht es zwei externe Leute (z.B. ehemalige Scharleitung, Kassier*in, ein*e Bekannte*r, Eltern von Leitenden oder Mitglied Kirchenpflege), die als Geschäftsprüfungskommission (GPK) eingesetzt werden. Sie überprüft Ende Jahr die Buchhaltung auf Vollständigkeit und Korrektheit.
Wenn das der Fall ist, verfasst sie einen Bericht zu Handen der Generalversammlung, oder bei uns für den jährlichen Elternabend (bzw. Höck oder Prüfungstag/-weekend), der bestätigt, dass in der Kasse alles mit rechten Dingen zugegangen ist.
Dies ist ein wichtiger Schritt! Wenn nämlich die Versammlung den Bericht bestätigt, weiss der*die Kassier*in erstens, dass alles richtig gemacht wurde. Zweitens ist dieser Schritt auch aus rechtlichen Gründen nötig. Wenn nämlich der Bericht abgesegnet wurde, kann der*die Kassier*in für nichts mehr belangt werden. Gibt es ihn nicht, haftet der*die Kassier*in mit seinem ganzen privaten Vermögen!
Wenn der*die Kassier*in also die Buchhaltung richtig führt, erleichtert das sich selbst und der GPK die Arbeit.