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Scharauflösung
Vorlage: Protokoll Vereinsauflösung
Handlungsanleitung Scharauflösung
Es gibt verschiedene Gründe aufgrund derer eine Schar aufgelöst werden muss. Nebst den informellen Prozessen und Absprachen ist auch der formelle Prozess der offiziell rechtlichen Auflösung notwendig. Denn: Es ist wichtig, dass die Auflösung der Schar Gesetzes- und Statutenkonform erfolgt. Wenn wesentliche Punkte des Verfahrens nicht berücksichtigt werden (ZGB Vereinsstatuten), ist die Auflösung nicht rechtsgültig oder anfechtbar. In diesem Fall bestehen die Rechte und Pflichten der Schar gegenüber dem Kantonalverband weiter. Daraus kann sich eine Haftung des Leitungsteam ergeben und der Auflösungsprozess muss nochmals durchgeführt werden.
Verantwortlich für die Auflösung einer Schar ist gemäss Statuten der Vorstand. Der jeweilige Kantonalverband (Delegierung an kantonale AST möglich) unterstützt die Schar dabei und kontrolliert zum Schluss, dass eine Schar rechtlich final aufgelöst wurde. Der Kantonalverband bestätigt die Auflösung gegenüber dem nationalen Verband.
Nachfolgend sind die benötigten Handlungen/Schritte beschrieben:
Nehmt eure Scharstatuten zur Hand und prüft was in diesen rund um die Themen «Änderung der Statuten» sowie «Auflösung des Vereins» steht.
Für die Auflösung des Vereins muss eine Mitgliederversammlung einberufen werden.
Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss mindestens 10 Tage vorher schriftlich an alle Mitglieder (gemeint das aktuelle Leitungsteam) verschickt werden. Dazu gehört die Einladung zur Mitgliederversammlung mit der Traktandenliste. Die Traktandenliste muss zwingend die Punkte „Auflösung des Vereins“ und „Verwendung des Vereinsvermögens“ enthalten.
Je nach Situation braucht es noch weitere Traktanden wie z.B. Abschlussfest, Material, …
Die Sitzung wird protokolliert. Der Beschluss enthält zwingend folgende Punkte:
Der ausdrückliche Beschluss zur Auflösung
Termin der Auflösung
Beschluss über die Verwendung des Vereinsvermögens und des Materials
Ebenfalls im Protokoll aufzuführen sind:
Wo die Akten (Vereinsarchiv) aufbewahrt werden (Kirchgemeinde/Pfarrei, Kantonalverband)
Siehe auch Protokollvorlage
Ergänzend zu den finanziellen Aspekten
Es muss genau bestimmt werden, wem das Vereinsvermögen zur Verwaltung übergeben wird, falls es keinen Nachfolgeverein geben sollte. Normalerweise ist dies eine Kantons- oder Regionalleitung.
Am besten definiert ihr:
Wie viel Geld ist übrig (Aufstellung über Konten), abzüglich alle noch offenen Rechnungen
Wer wird das Geld verwalten? Wer erhält das Geld?
Wie lange muss das Geld aufbewahrt bleiben? Bspw. 10 Jahre.
Was passiert mit dem Geld, wenn es in dieser Frist keine neue Schar entstanden ist? Bspw. allgemeine Verwendung im Kanton, wenn eine neue Schar gegründet wird oder allgemeine Rückstellung für Bedürfnisse von Scharen im Kanton.
Diese Abmachungen sollen in einer Vereinbarung festgehalten werden. Inklusive Unterschriften der Scharvertretenden sowie der Organisation der das Vereinsvermögen zur Verwaltung übergeben wird.
Ergänzend zum Material
Es muss genau bestimmt werden, wem das Material zur Nutzung (ohne Anspruch zur Rückgabe) übergeben wird, falls es keinen Nachfolgeverein geben sollte. Im Idealfall ist dies eine andere Schar oder eine Organisation, welche das Material ebenso brauchen kann. Am besten definiert ihr:
Wie viel Material ist übrig (Inventar)
Wer wird das Material verwalten? Darf es verkauft werden (Material altert ja, es macht keinen Sinn dies nur aufzubewahren)
Diese Abmachungen sollen in einem Schreiben, einer Vereinbarung festgehalten werden. Inklusive Unterschriften der Scharvertreter sowie der Organisation der das Material übergeben wird.
Nach der Vereinsversammlung/Umsetzung des Auflösungsbeschlusses
Offene Rechnungen bezahlen (falls vorhanden)
Mieten und Versicherungen bezahlen (falls vorhanden)
Allfällige weitere Verpflichtungen begleichen
Verträge kündigen (nachfolgend ein paar Beispiele)
Website-Domain/Hosting
Dateiablagesystem
E-Mailadressen
Konto
Haftpflichtversicherung
…
Organisatorisches im Verband
Die Auflösungsbestätigung an den Kantonalverband senden.
Protokoll der Auflösungsversammlung an den Kantonalverband senden (Der Kantonalverband leitet das Protokoll dann weiter an Jungwacht Blauring Schweiz)
Übergabe des Vereinsarchivs an die dafür bestimmte Institution (Kirchgemeinde/Pfarrei, Kantonalverband)
Übergabe des Materials an die dafür bestimmte Organisation (andere Schar, Kantonalverband)
Nach Absprache mit der kantonalen Arbeitsstelle die Daten auf der jubla.db aktualisieren
Informationen an die Öffentlichkeit
Gemeinde, Pfarrei/Kirchgemeinde und evtl. ehemalige Mitglieder informieren
Auf der Scharwebsite den Hinweis anbringen, dass die Schar aufgelöst wurde und auf Scharen verlinken welche zukünftig die Kinder aus diesem Gebiet aufnimmt.