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Feedback im Leitungsteam

Unter Feedback versteht man, einer Person konstruktive Rückmeldungen zu ihrem Verhalten zu geben. Ziel ist es, jemanden auf Stärken und Schwächen aufmerksam zu machen und ihn*sie so zu unterstützen, sich weiterzuentwickeln. Man spricht von einer «Feedbackkultur», wenn einander Rückmeldungen zu geben zu einem festen Bestandteil in eurem Team wird. Wichtig dabei ist, dass dies regelmässig geschieht und von allen Leitenden gleich gehandhabt wird.

Feedbackregeln

• Konstruktive Rückmeldungen sind immer wohlwollend. Vorwürfe und Beschuldigungen haben keinen Platz, denn sie verderben die Stimmung und das Klima im Team.

• Gib einer Person kein Feedback, wenn sie es nicht hören will. Frage dein Gegenüber zuerst, ob du deine Rückmeldung geben darfst. Verzichte darauf in stressigen Situationen oder vor der ganzen Gruppe.

• Gib nur Feedback zu Verhaltensweisen, die diese Person auch wirklich verändern kann. Was schiefgegangen ist, lässt sich nicht mehr ändern, aber möglicherweise kann jemand in Zukunft in einer ähnlichen Situation anders reagieren.

• Schildere deine Beobachtungen, ohne sie zu werten. Beispiel: «Ich habe festgestellt, dass der Scharanlass später zu Ende war, als angekündigt. Viele Eltern haben eine lange Zeit gewartet.» So kann die Person, der du eine Rückmeldung gibst, ihre eigenen Schlüsse daraus ziehen.

• Formuliere Ich-Botschaften. Damit wird klar, dass es deine Meinung und nicht eine allgemein gültige Aussage ist. Also nicht: «Du hast mit den Kindern viel zu hart geschimpft, du hast ihnen Angst gemacht.» Sondern: «Auf mich wirkte deine Reaktion etwas hart. Ich hatte den Eindruck, dass die Kinder Angst bekommen haben.»

Verschiedene Rollen im Leitungsteam

Ein Leitungsteam setzt sich aus Menschen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Fähigkeiten zusammen. Die Leitenden ergänzen sich, indem sie verschiedene Rollen im Team einnehmen, die Stärken und Schwächen haben können.

Stellt man sich vor, dass alle im Team leiten, alle geleitet werden möchten oder alle nur machen und nicht planen, ist es kaum möglich, zielgerichtet zusammenzuarbeiten. Das Rollen-Modell zeigt auf, dass es für ein erfolgreiches Team verschiedene Rollen braucht. Meist nimmt eine Person auch mehrere Rollen ein, in unterschiedlich starker Ausprägung. Jede Leitungsperson kann theoretisch in alle Rollen schlüpfen, wobei aber einzelne Rollen häufiger zum Vorschein kommen. Das Teamumfeld ist für die Rolle eines Teammitglieds genauso entscheidend wie die eigene Persönlichkeit. Es gibt nicht einfach negative und positive Rollen, sondern jede Rolle hat ihre Sonnen- und Schattenseiten.
Achtung: Rollen werden oft schnell definiert, können aber auch immer wieder ändern. Dies soll man zulassen und miteinander diskutieren können.

Damit ein Team gut funktioniert, braucht es eine gewisse Vielfalt an solchen Rollen. Die Aufgabe der Scharleitung besteht darin, die Vorteile und Stärken der einzelnen Rollen und Persönlichkeiten zu fördern und die Nachteile und Schwächen zu neutralisieren.

Frischlinge und alte Hasen im Team

Wenn neue Leitende in ein Leitungsteam aufgenommen werden, bringt das frischen Wind und neue Ideen. Gerade diese neuen Ideen können aber auch zu Konflikten führen. Die alten Hasen müssen sich im durchmischten Team neu zurechtfinden. Es lohnt sich also, regelmässig in Teambildung zu investieren.

Die Frischlinge

Üblicherweise sind die neuen Teammitglieder Abgänger*innen der ältesten Gruppe, die eure Schar schon seit vielen Jahren kennen. Sie schlüpfen jetzt aber in eine neue Rolle. Um ihren Einstieg in das Leitungsteam zu erleichtern, kann das bestehende Team sie dabei unterstützen.

Folgende Inputs können helfen, die Neuleitenden gut in das Team einzubinden:

Ämtli: Neuleitende fühlen sich wertgeschätzt, wenn ihnen gleich zu Beginn Verantwortung übertragen wird. Der Einstieg fällt leichter, wenn die Ämtli gut erklärt werden und klar ist, wer Ansprechperson ist. Überlegt euch im Team zusammen mit den Neuleitenden, wer augrund von zeitlichen und persönlichen Ressourcen für welche Aufgabe am besten geeignet ist. Vielleicht führt ihr zu Beginn eine Schnupperphase durch, um verschiedene Ämtli kennen zu lernen. Durch die Mitarbeit an der Seite eines*einer erfahreneren Leitenden sorgt ihr für die Zukunft vor. Das Sachwissen wird weitergegeben und bleibt somit erhalten.

Regeln: Der Rahmen eurer Zusammenarbeit wird durch die Bedürfnisse der Teammitglieder geprägt und kann sich deshalb mit wechselnden Teammitgliedern verändern. Es ist deshalb wichtig, regelmässig gemeinsam über Regeln und Erwartungen zu sprechen und sich auf den Rahmen eurer Zusammenarbeit zu einigen.

Ansprechperson: Damit die Scharleitung nicht die ganze Verantwortung für die Integration der neuen Leitenden tragen muss, ist das ganze Team mit einzubeziehen. Es können sich mehrere Leitende als Ansprechpersonen zur Verfügung stellen. Dies fördert den wichtigen Austausch zwischen den erfahrenen Leitenden und den Neuleitenden, welche spannende neue Perspektiven mitbringen. Junge Leitende sind näher an den Bedürfnissen der Kinder.

Die ewigen 15er

Es kann vorkommen, dass es im 15er-Team Jugendliche gibt, die aus zeitlichen oder persönlichen Gründen nicht Leiter*in werden können, jedoch gerne weiterhin in der Jubla bleiben möchten. Als Schar kann man sich dann überlegen, ob man eine Gruppe weiterführt, die vor allem Aktivitäten für sich selbst organisiert und keine Leitungsfunktionen übernimmt. Zentral bei der Gründung einer solchen Gruppe ist dabei der Aspekt, dass die Gruppe selbstständig ist und so keine Ressourcen von eurem Team benötigt, euch aber bei grossen Anlässen auch unter die Arme greifen kann. So entsteht eine Win-Win-Situation: Euer Team gewinnt einen wertvollen Netzwerkpartner für die Schar und die Mitglieder einer solchen Gruppe dürfen die Jubla in einem angepassten Rahmen noch ein bisschen länger geniessen.

Die alten Hasen

Leitende, die schon viele Jahre im Leitungsteam sind, kennen ihre Aufgaben, das Team und auch die Kinder sehr gut. Sie haben einige Themen schon wiederholte Male diskutiert und viele Ideen ausprobiert. Es ist für sie deshalb vielleicht gar nicht so einfach, wenn junge Leitende neue Ideen haben und Gewohnheiten in Frage stellen. Oftmals fühlen sich die alten Hasen durch ihren Wissensvorsprung als wertvoller oder besser. Das kann zu Konflikten führen.
Die Herausforderung ist nun, die richtige Mischung zu finden zwischen dem Weitergeben von gemachten Erfahrungen und dem Offensein für Neues.
Als Scharleitung kann man die Situation entschärfen, indem man den alten Hasen aufzeigt, welches die Schwierigkeiten sind, wie man ihr Wissen sinnvoll einsetzen kann und dass auch sie sich an die Regeln zu halten haben. Oft hilft aber auch Wertschätzung und Dank für die über viele Jahre geleistete Arbeit.

Die Aufgaben der*des Präses

Die konkreten Aufgaben sind nicht in jeder Schar dieselben, doch haben sich folgende drei Bereiche als Hauptaufgaben von Präsides herauskristallisiert:

Begleiten, Beraten
Präsides unterstützen und bestärken die Scharleitung, das Leitungsteam und einzelne Leiter*innen (und allenfalls auch Kinder und Jugendliche). Er*Sie hört zu, hinterfragt, lobt, macht bewusst, hilft, bringt einen zusätzlichen Blickwinkel ein, spricht Tabus an und erkennt und benennt Gefahren.

Spirituelle Animation
Präsides regen zu Gedanken und Diskussionen über die sogenannten «grossen Fragen des Lebens» an: Woher kommen wir? Was ist der Sinn des Lebens? Gibt es höhere Mächte oder einen Gott? Ausserdem gestalten Präsides besinnliche Momente und Rituale, die spirituelle Erfahrungen ermöglichen und zu einer guten Teamkultur beitragen. Sie unterstützen und ermutigen Leitende, auch selbständig spirituelle Animation zu gestalten.

Vernetzung, Lobbyarbeit
Präsides vertreten die Anliegen der Schar in der Pfarrei und umgekehrt. Sie setzen sich bei den Eltern, der politischen Gemeinde, der Schule und in der Öffentlichkeit für die Schar ein. Sie vernetzen sich (und damit auch eure Schar) mit anderen Scharpräsides, Regionalund Kantonspräsides, sowie weiteren Partnern in der Kinder- und Jugendarbeit (z.B. offene Jugendarbeit usw.). Präsides stärken das positive Image der Schar und können bei Konflikten vermitteln. Ein angenehmer Vorteil ist der Vertrauensvorschuss, den viele Eltern einer Schar schenken, die von einer älteren Person begleitet wird.
Es kann zudem hilfreich sein, wenn sich euer*eure Präses mit der Scharbegleitung und der*dem Lagercoach austauscht – Präsides sind oft viel näher an der Schar als diese Begleitpersonen.

Die Rolle der Präsides

Der*Die Präses ist im Idealfall eine enge und langfristige Bezugsperson für eure Schar und kann das Scharleben mit einer Mischung aus «Scharinsider» und gesunder Alters-, Aufgaben- und Rollendistanz begleiten. Das bringt einen zusätzlichen Blickwinkel ein, der sehr wertvoll sein kann.
Es ist wichtig, dass der*die Präses eine andere Rolle als die Leitenden hat und auf keinen Fall zu einer Art «Überscharleiter*in» wird, auch wenn er*sie in den meisten Fällen das älteste Mitglied deiner Schar ist. Die Verantwortung für die Schar liegt in erster Linie bei euch als Team. Der *Die Präses sollte deshalb nur in Ausnahmefällen Aufgaben des Leitungsteams übernehmen, sondern dieses vielmehr in seiner Selbstverantwortung bestärken.

Erwartungen klären
Das Gleichgewicht zwischen Nähe und Distanz, sowie das ideale Mass an Präsenz und Mitwirkung bei Scharaktivitäten eines *r Präses unterscheidet sich von Schar zu Schar. Wichtig ist in jedem Fall, dass ihr die gegenseitigen Erwartungen zwischen Leitungsteam und Präses bei Amtsantritt und in regelmässigen Abständen immer wieder klärt und schriftlich festhaltet.

Entscheidend für den*die Präses ist sicherlich das «ständig gültige Unterstützungs-Angebot»: Alle Leiter*innen wissen, dass sie jederzeit mit persönlichen Anliegen oder solchen des Teams zum*zur Präses gehen und ihm*ihr vertrauen können. Voraussetzung für dieses Vertrauen ist neben einem positiven persönlichen Bezug insbesondere die Schweigepflicht. Du kannst mit dem*der Präses über Probleme, Anliegen oder Fragen sprechen, ohne dass das Leitungsteam davon erfährt. Falls du dies wünscht, kann der*die Präses ein spezielles, heikles oder peinliches Thema auch «neutral» und «anonymisiert» im Leitungsteam auf den Tisch bringen oder bei der Scharleitung ansprechen.

Anstellung und Wahl des*der Präses
Der *Die Präses wird in der Regel von der kirchlichen Behörde in Absprache mit der Pfarreileitung und der Schar angestellt oder ist ehrenamtlich tätig.
Das Leitungsteam muss eine*n Präses mit einer Wahl in ihr*sein Amt bestätigen. Das Recht des Leitungsteams, die*den Präses zu wählen, ist mit der Bischofskonferenz vereinbart und in den Statuten von Jungwacht Blauring verankert.