Ein Team leiten

In einem Leitungsteam müssen klare Absprachen getroffen werden, damit nichts vergessen geht und die Arbeit effizient organisiert werden kann. Dazu braucht es eine oder zwei Personen, welche die Scharleitung übernehmen. Ihre Aufgabe ist es, gute Rahmenbedingungen für die Jubla-Arbeit zu schaffen. Diese beinhalten unter anderem definierte Ämtli und Regeln, eine gut funktionierende Kommunikation, eine vorausblickende Nachwuchsplanung und Hilfestellungen in herausfordernden Situationen.

Ämtli im Leitungsteam

Ämtli sind Zuständigkeitsbereiche oder Ressorts, auf die alle anfallenden Aufgaben im Scharjahr oder speziell für einen Anlass verteilt werden. So geht nichts vergessen, die Verantwortlichkeiten sind klar zugeteilt und die Arbeit wird auf mehrere Schultern verteilt.

Welche Ämtli ihr in eurer Schar braucht, diskutiert ihr im ganzen Team. Es ist hilfreich, wenn ihr die Aufgaben der Ämtli genau definiert, damit die Zuständigkeitsbereiche klar sind und alles erledigt wird. Zusätzlich kann man am Anfang des Jahres für jedes Ressort ein Ziel definieren. So ist es einfacher, ein Ämtli wahrzunehmen, es am Ende des Jahres auszuwerten und darüber zu entscheiden, wie es weitergeführt werden soll.

Folgende Tabelle zeigt verschiedene Kategorien mit möglichen dazugehörigen Aufgaben. Daraus lassen sich Ämtli ableiten.

Ämtli verteilen

Je nach Grösse des Leitungsteams stehen mehr oder weniger Personen für die Verteilung der Ämtli zur Verfügung. Einige Ämtli brauchen nur ein bis zwei Personen und bei anderen macht es Sinn, wenn man ein Team bildet oder ein Ämtli in mehrere Unterämtli aufteilt.
Überlegt euch, wer die Ämtlileitung übernimmt und für wie lange. Es ist von Vorteil, wenn die Ämtli mindestens doppelt besetzt sind, da das Erledigen von Aufgaben im Team mehr Spass macht und auch beim Ausfallen eines Leitenden das Erledigen des Ämtli garantiert bleibt.
Die Aufgabe der Scharleitung ist es, diese Aufteilung zu koordinieren und anfallende Aufgaben in Absprache mit dem Team auf die Ämtli zu verteilen. Schaut, dass die Fähigkeiten, Ressourcen und Motivation im Leitungsteam optimal genutzt werden und die Leitenden bei ihrer Zuteilung mitbestimmen können.

Die Kader- und Nachwuchsplanung

Deine Schar lebt von den Menschen, die sie mitgestalten. Egal ob Kinder, Jugendliche oder Leitende; du bist stets darauf angewiesen motivierte Personen um dich zu haben, die bereit sind, ihren Teil zur sinnvollen Freizeitgestaltung beizutragen. Nur so ist es möglich, das Scharleben interessant und abwechslungsreich zu gestalten und ein Weiterbestehen deiner Schar zu garantieren.

Die Zusammensetzung des Leitungsteams ändert sich immer wieder. Leitende hören auf, neue kommen dazu und müssen ins Leitungsteam integriert werden. Eine vorausschauende Nachwuchsplanung ist von grosser Bedeutung. Diese wird vom gesamten Leitungsteam getragen. Als alter Hase Neuleitenden Verantwortung zu übergeben und Vertrauen zu schenken spielt dabei eine zentrale Rolle. Dadurch werden diese in das Leitungsteam und die Schar integriert und es bleibt wertvolles Wissen erhalten.

In der Regel sind Neuleitende Jugendliche, die schon als Kind in der Schar dabei waren. Stellen die Kinder und Jugendlichen einen starken Bezug (Identifikation) zu der Schar her, ist es wahrscheinlich, dass sie später motiviert sind, sich als Leiter*in zu engagieren. Wenn ihr abwechslungsreiche und spannende Gruppenstunden für die Kinder und Jugendlichen gestaltet, motiviert ihr sie für die Jubla und leistet somit einen wichtigen Beitrag für das Weiterbestehen der Schar und damit des ganzen Jubla-Verbandes. Macht immer wieder auf eure Gruppen aufmerksam, lasst die Kinder und Jugendlichen Freunde mitbringen und bietet Neuwerbeanlässe an. Nimmt die Mitgliederzahl einer Gruppe ab, so ist es wichtig, dies frühzeitig im Team zu besprechen, damit ihr gemeinsam Lösungen entwickeln könnt.

Damit vermeidet ihr auch, dass ihr unvorhergesehene Absenzen (Krankheit, Todesfall, Umzug, …) nicht abdecken könnt.

Die Schar im Überblick behalten

Die Aufgabe der*des Scharleiterin*s bei der Nachwuchsplanung besteht darin, den Überblick über die Situation in den Gruppenstunden und über die Leitenden zu bewahren.

Je früher du Tendenzen erkennst, die auf einen Mitglieder- oder Leitendenschwund hindeuten, desto eher kannst du reagieren und wirst von der Situation nicht überrascht. Kurz vor dem Lager festzustellen, dass zuwenig J+S Kader vorhanden ist, ist genau so doof wie vor einem Anlass zu merken, dass nicht genügend Helfer*innen gefunden wurden.
Ebenso kannst du (allenfalls zusammen mit dem*der Präses oder der Scharbegleitung) rechtzeitig nach Lösungen suchen, wenn du stets darüber informiert bist, wer vom Leitungsteam wann im Ausland oder in der RS/im Zivildienst sein wird oder aus anderen Gründen eine Jubla-Pause einlegt.

Neben dem Sicherstellen, dass stets genügend Leitende den Jubla-Alltag mitgestalten, ist ein wichtiger Bestandteil der Nachwuchsplanung, alle Leitenden ins Leitungsteam zu integrieren (speziell neue Leitende). So kann sich jeder wohlfühlen und es herrscht eine positive konstruktive Stimmung. Von der Jubla losgelöste Teamanlässe, bei denen der Spass im Zentrum steht, können dabei sehr förderlich sein.

Regeln im Leitungsteam

Regeln im Leitungsteam erleichtern die Zusammenarbeit, denn alle wissen, was erwartet wird und was nicht. Regeln sind für alle einfacher zu akzeptieren, wenn sie gemeinsam als Team aufgestellt worden sind. Da sich Teams in der Zusammensetzung ändern, ist die Diskussion der Regeln in regelmässigen Abständen immer wieder von neuem zu führen.

Herausfordernde Situationen im Leitungsteam

Das Scharleben bietet dir die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln und dazuzulernen. Dabei läuft auch in einem super funktionierenden Team nicht immer alles rund. Jedoch erweiterst du auch in herausfordernden Situationen dein Wissen und weisst, wie du in Zukunft auf ähnliche Situationen reagieren kannst.

Bei einem Konflikt oder Problem im Leitungsteam bist du als Scharleitung oft die erste Ansprechperson. Es kann aber auch sein, dass dir etwas auffällt, das du gerne im Team besprechen möchtest.
Bevor du ein Konfliktgespräch führst oder ein Problem besprichst, sei dir zweier Sachen bewusst: Die Konfliktparteien sollten wenn möglich immer vergleichbar gross sein und alle sollten zur Mitarbeit bereit sein. Wenn eine Partei viel grösser ist, dann können Delegierte bestimmt werden, die bereit sind, das Konfliktgespräch für ihre Partei zu führen. So ermöglichst du, dass ein faires Gespräch stattfinden kann.

Folgendes Modell hilft dir als Scharleitung, mit einem Konflikt oder Problem im Leitungsteam erfolgreich umzugehen:

1. Problemanalyse

Als erstes geht es darum, den Ist-Zustand sachlich zu analysieren und sich zu überlegen, wie der Soll-Zustand aussehen soll. Gib den Beteiligten die Möglichkeit, ihre Sicht des Problems zu schildern und sammle die wichtigsten Punkte auf einem Plakat. Es ist wichtig, dass sich alle ausreden lassen und einander gut zuhören. Ausserdem hilft in dieser Phase eine gute Feedbackkultur.

Beispiele

• Schön, dass ihr alle dazu bereit seid, die Situation zu verbessern!

• Ich habe gemerkt, dass ... und das macht mich traurig/will ich mit eurer Hilfe ändern.

• Zuerst will ich mit euch das Problem genau anschauen. Dann suchen wir gemeinsam Lösungen. Ist dieser Ablauf für alle gut so?

• Erzähl uns bitte, was deiner Meinung nach passiert ist.

• Kannst du das noch etwas genauer beschreiben? Hast du Beispiele dafür?

• Will jemand etwas zu diesem Beispiel ergänzen?

• Wie hast du dich dabei gefühlt?

• Bitte hört einander zu und lasst euch ausreden. Ich will jede Meinung hören.

2. Lösungssuche

Was muss geschehen, damit sich das Problem löst? Tauscht Lösungsvorschläge aus und wägt Vor- und Nachteile ab.

Beispiele

• Was braucht jede*r von euch, um sich besser zu fühlen/besser arbeiten zu können?

• Welche Lösungen sind denkbar?

• Für eine gemeinsame Lösung müssen alle bereit sein, auch Kompromisse einzugehen.

• Welches sind für diesen Lösungsvorschlag mögliche Vor- und Nachteile?

3. Entschlussphase

Entscheidet euch für eine Lösung und überlegt euch, welche Teilschritte dafür nötig sind. Klärt die Verantwortlichkeiten für diese Teilschritte. Überlegt euch, woran ihr die Verbesserung erkennen könnt. Überlegt euch, bis wann ihr das Ziel erreichen wollt und was passiert, wenn ihr bis dann nicht erfolgreich wart.

Beispiele

• Welche Teilschritte sind für die Lösung notwendig? Welche Aufgaben fallen an?

• Wer will/kann für diese Aufgabe die Verantwortung übernehmen?

• Bis wann wollen wir unser Ziel erreichen?

• Woran erkennen wir, dass wir auf dem richtigen Weg sind?

• Was machen wir, wenn etwas nicht funktioniert?

• Schön, dass wir eine gemeinsame Lösung gefunden haben.

4. Umsetzungsphase

Nun ist der Entschluss gefasst, mit welcher Vorgehensweise das Problem gelöst wird. Die verteilten Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden nach diesem Gespräch im Alltag umgesetzt. Zu einem vereinbarten Zeitpunkt findet wieder ein Gespräch statt, um die Umsetzung auszuwerten. Überlegt euch auch präventive Massnahmen, damit das Problem nicht wieder auftaucht. Wenn das Problem nicht gelöst ist oder ein neues Problem entstanden ist, startest du wieder mit der Problemanalyse.

Beispiele

• Ich finde es super, dass wir gemeinsam das Problem angepackt haben!

• Erzähle, wie du die dir zugeteilte Aufgabe umsetzen konntest. Wie ist es dir dabei ergangen?

• Wie hat unser Lösungsansatz funktioniert? Waren wir erfolgreich?

• Was braucht es, damit das Problem nicht wieder auftaucht?

• Ist das Problem gelöst oder müssen wir weitere Massnahmen in Angriff nehmen?

Nicht alle Menschen schätzen eine Problemsituation gleich ein. Wenn du in deiner Situation unsicher bist oder dich überfordert fühlst, kannst du auf externe Hilfe zählen. In eurem Netzwerk findest du viele erfahrene Personen, die du um Rat fragen kannst und die eurer Schar weiterhelfen.

Kommunikationsmittel im Leitungsteam

Bei eurer Arbeit im Leitungsteam werden Dinge organisiert, Lösungen oder Vorgehen abgemacht sowie Meinungen und Infos ausgetauscht. Dafür stehen euch viele unterschiedliche Kommunikationsmittel zur Verfügung, die sich je nach Situation besser oder weniger gut eignen.

Die folgende Tabelle gibt dir einen Überblick über mögliche Kommunikationsmittel und verschiedenste Kommunikationssituationen in deinem Scharalltag. Setze ein × bei allen geeigneten Kommunikationsmitteln.

Überlege dir stets, wen du in der momentanen Situation erreichen möchtest und wie schnell es gehen soll. Ebenfalls lohnt es sich, im Team zu besprechen, welche Kommunikationskanäle von den Leitenden überhaupt genutzt werden. So nützt es dir z.B. wenig, vor dem Höck die Traktandenliste per E-Mail zu verschicken, wenn deine Mitleitenden ihr Konto nicht regelmässig abrufen. Klärt Erwartungen, wie regelmässig die Kanäle geprüft werden sollen. Die genannten Kommunikationskanäle dienen euch aber nicht nur als reine Informationsübermittler, sondern auch als «Bewahrer».

Wenn ihr Abmachungen (z.B. mit der Pfarrei) oder Wissenswertes (über einen Anlass/ein Ämtli usw.) aufschreibt und für alle zugänglich macht, hat das folgende Vorteile für euch: Erstens erspart ihr euch viel Arbeit, weil ihr nicht ständig alles von Neuem erfragen müsst. Zweitens stellt ihr dadurch sicher, dass nachkommende Leitende vom gesammelten Wissen profitieren können und es für die Zukunft erhalten bleibt.