Projektphasen

Struktur im Projektablauf ist wichtig. Diese sollte von Anfang an klar und durchgängig sein. Hierfür wird ein Projekt in Phasen gegliedert. Die verschiedenen Phasen des Modells zeigen einzelne Schritte und Schwerpunkte auf. Jeder Phase folgt ein Meilenstein, der die Voraussetzung für die folgende Phase bildet. Meilensteine sind Zwischenentscheidungen oder Freigaben seitens des Auftraggebenden an wichtigen Kontrollpunkten. Abhängig von der Projektgrösse können auch weitere Meilensteine in einer Phase abgemacht werden. Ein Projekt beginnt mit der Initialisierung, an dessen Ende der Meilenstein Projektauftrag steht. Darauf folgt das Konzept, wobei das Projekt im Detail geplant wird. In dieser Phase entsteht als Meilenstein der Detailplan. Als nächste Phase steht die Realisierung im Zentrum und das Projekt wird beendet mit dem Abschluss.

Phase 1: Initialisierung

In der ersten Phase eines Projekts – der Initialisierung – stehen die Idee, das Problem oder die Bedürfnisse im Vordergrund. Diese werden wahrgenommen, beschrieben und grob konzipiert. Diese Phase endet mit dem Meilenstein des Projektauftrags, der als Grundlage für die Planung dient.

1. Ausgangslage klären:

Zuerst muss man sich über die Ausgangslage im Klaren sein, damit die Umsetzbarkeit überprüft werden kann. Zu Beginn ist es sinnvoll, zu prüfen, ob bereits Daten und Informationen von ähnlichen Projekten vorhanden sind. Weiter werden die konkreten Ziele und Rahmenbedingungen sowie der erwartete Nutzen (langfristige Wirkung) des Projekts festgelegt. Es ist wichtig, die Hauptzielgruppe und grob die Netzwerkpartner zu definieren.

2. Ressourcen definieren:

Um ein Projekt durchführen zu können, werden Ressourcen benötigt. Die personellen, finanziellen und zeitlichen Mittel sind daher essenziell. Gewisse Ressourcen stehen intern zur Verfügung, andere müssen extern gesucht werden, z. B. Helfende für Grossanlässe oder finanzielle oder materielle Ressourcen durch Fundraising.

3. Projektleitung und -team definieren:

Die Projektleitenden werden angefragt und eine Projektgruppe wird gebildet.

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4. Grobplanung festlegen:

Für die grobe Planung sollten die Projektorganisation festgelegt, die Rollen definiert und ein Meilensteinplan entworfen werden. Zur groben Planung gehören ebenfalls die Auflistung der Chancen und Risiken sowie die Festlegung der Informations- und Kommunikationsart.

5. Netzwerk analysieren:

Welche Partner*innen können für die Idee begeistert werden? Es gilt sowohl die internen Anspruchsgruppen abzuholen als auch die externen Kontakte zu berücksichtigen. Erste Verbindungen können bereits in den frühen Projektphasen unterstützend sein.

Meilenstein Initialisierung

Am Ende dieser Phase steht ein Projektauftrag. Dieser umfasst eine grobe Beschreibung des Projekts. Auf ein bis zwei Seiten können die Ausgangslage, die Absicht, Zielsetzung und Ergebnis, das geplante Vorgehen, vorgesehene Ressourcen sowie weitere Rahmenbedingungen festgehalten werden. Ein klarer Projektauftrag mit klarer Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung trägt massgebend zum Erfolg eines Projekts bei. Ein Projektauftrag wird vom auftraggebenden Gremium oder der Kantonskonferenz abgesegnet.

Herausforderungen der Initialisierung

Die Initialisierungsphase bringt folgende Herausforderungen mit sich:

Spass vs. Notwendigkeit: Im Projektteam ist der Spass und die Freude an der Arbeit ein wichtiger Bestandteil. Wichtig ist jedoch, dass stets der konkrete Nutzen für die Zielgruppe im Vordergrund steht.

Eine konkrete Projektidee ist ebenfalls von grosser Bedeutung. Ist sie nämlich zu vage, fehlt der nötige Fokus.

Phase 2: Planung

Sobald das Projekt lanciert und der Projektauftrag auf dem Tisch liegt, kann mit der Ausarbeitung des detaillierten Konzepts des Projekts begonnen werden. Diese Phase nennt sich Planung. Darin werden Lösungsvarianten erarbeitet, beurteilt und für die ausgewählte Variante ausführliche Pläne entworfen. Die Phase wird mit dem Meilenstein Detailplan abgeschlossen.

1. Detailziele festlegen und Globalziele bei Bedarf überarbeiten:

Bei den Detailzielen sollte geklärt werden, was erreicht werden soll, wann das Projekt ein Erfolg ist, welche konkreten Ergebnisse zu erwarten sind sowie welcher Nutzen daraus entstehen soll.

2. Zielgruppe analysieren:

Es ist wichtig, dass zu Beginn der Planung die Zielgruppe defi niert ist und klar ist, an wen sich das Projekt richtet. Denn für den Erfolg des Projekts ist es entscheidend, dass die Ergebnisse den Erwartungen der Zielgruppe gerecht werden. Wenn die Zielgruppe definiert ist, kann zudem die Kommunikation geplant werden.

3. Vorgehensweise festlegen:

Es sollte eine Arbeitsweise sowie ein genaues Vorgehen bestimmt werden. Die Aufgaben und allenfalls Ressorts werden definiert.

4. Zeitplan entwickeln:

Es ist wichtig, den groben zeitlichen Ablauf des Projekts mit Meilenstein und Entscheidungen zu entwickeln. Der Zeitplan soll realistisch sein und mit den verfügbaren Strukturen realisiert werden können. Dieser wird während des Projekts laufend überprüft, angepasst und verfeinert.

5. Ressourcen konkretisieren:

Sobald das Projekt in der Phase der Planung ist, wird auch das Ausmass der personellen Ressourcen klarer und kann evtl. angepasst werden respektive die Akquirierung von Helfenden konkretisieren und festlegen.

6. Netzwerk aufbauen:

Die wichtigen Partner*innen im Netzwerk sind anzugehen und aktiv zu bearbeiten. Den möglichen Störenfrieden ist ebenfalls Beachtung zu schenken (Netzwerkanalyse).

7. Finanzen klären:

Die wichtigste Frage ist, wie wird das Projekt finanziert und mit welchen Einnahmen respektive Ausgaben kann gerechnet werden (Budget). Möglicherweise sind an diesem Punkt Spenden, Sponsoren oder ein Fundraising nötig.

8. Kommunikation pflegen:

Die richtige Kommunikation zum richtigen Zeitpunkt ist ein wichtiger Bestandteil. Besonders für Grossanlässe lohnt es sich, für die Zielgruppe (z. B. alle Scharen eines Kantons) ein Informations- und Kommunikationskonzept zu erstellen. Auch die Kommunikation innerhalb der Projektleitung ist essenziell und muss regelmässig gepflegt werden.

Meilenstein Planung

Am Ende dieser Phase steht ein Detailplan. Dieser umfasst eine konkrete Beschreibung des Projekts, inklusive Zeit- und Budgetplan. Im Fokus sollte stets das Projektziel stehen. Der Einbezug der Bedürfnisse der Zielgruppe hilft ebenfalls, um ein erfolgreiches Produkt zu lancieren. Die Erstellung des Detailplanes unterliegt im Normalfall der Projektleitung. Wichtig ist jedoch, dass sich alle Mitglieder der Projektgruppe mit dem Auftrag identifizieren können.

Herausforderungen der Planung

• Vorgehen bei Problemen oder Konflikten ist nicht geregelt.

• Die zeitliche Projektplanung wird zu ambitioniert erstellt. Häufig wird vergessen, dass die Projektgruppe meistens nicht autonom arbeiten kann, sondern in verschiedenen Phasen des Projekts auf Rückmeldungen anderer Gruppen oder Gremien angewiesen ist.

Phase 3: Realisierung

Es folgt die Realisierung des Projekts. Das kann z. B. der Anlass selbst sein, die Gründungsversammlung der neuen Schar oder die Veröffentlichung eines neuen Werbeartikels sein. Ein gutes Motto zu dieser Phase ist: «Nur wer gut plant, kann erfolgreich improvisieren.»

1. Ressourcen überprüfen:

Sachmittel, personelle und finanzielle Mittel werden bereitgestellt. Evtl. können Aufträge wie Layout einer Broschüre, Druckofferte, Software oder Webseite erstellen usw. an externe Stellen vergeben werden. Die anfallenden Kosten dafür sollten im Auge behalten werden.

2. Projektablauf steuern:

Das Projekt soll systematisch geleitet und kontrolliert werden. Die letztendliche Verantwortung für die Steuerung liegt bei der Projektleitung.

3. Abweichungen kommunizieren:

Ein regelmässiger Austausch zwischen Projektleitung und Projektbeteiligten findet statt. Bei wichtigen Änderungen muss mit der zuständigen Person des Ressorts Rücksprache gehalten werden. Der Auftraggebende ist bei Anpassungen miteinzubeziehen.

4. Projekt durchführen:

Die definierten Ziele werden erreicht. Der Anlass wird durchgeführt, ein Produkt hergestellt oder die Dienstleistung ist im Angebot.

5. Team wertschätzen:

Den Beziehungen im Team wird Sorge getragen und die ehrenamtliche Arbeit verdankt und wertgeschätzt.

6. Netzwerk pflegen:

Netzwerkpartner*innen werden eingeladen und ihr Beitrag am Gelingen aufgezeigt. Der Grundstein für weitere Zusammenarbeit in Folgeprojekten wird gelegt.

Meilenstein Realisierung

Diese Phase endet mit dem Produkt bzw. der Dienstleistung. Die Vorbereitungen sind abgeschlossen und die Umsetzung steht vor der Tür. Das Projekt ist entwickelt/erstellt/ausgearbeitet und kann eingeführt/durchgeführt werden.

Herausforderungen der Realisierung

• Das Projekt wird mit ungenügenden Personalressourcen gestartet.

• Das Projektteam kommt vom eigentlichen Weg ab.

• Das Projektteam verliert sich in Details und verzögert dadurch den Projektfortschritt.

• Bei nicht lösbaren Unklarheiten oder Unstimmigkeiten innerhalb des Projektteams wird zu spät Hilfe von aussen dazu geholt.

• Es wird nicht dafür gesorgt, dass die Ergebnisse bei der Zielgruppe ankommen und/ oder dass der Zielgruppe der Nutzen der Ergebnisse aufgezeigt wird.

• Eine Übergabe der Ergebnisse, Resultate, Produkte usw. erfolgt gar nicht, nur unvollständig oder die Projektgruppe betreut die erstellen Produkte weiterhin selber.

Phase 4: Abschluss

Das Produkt wurde auf den «Jubla-Markt» gebracht und das Projekt ist bezüglich Dienstleistung erbracht. Nun ist es wichtig, das Projekt gesamtheitlich auszuwerten und Bilanz zu ziehen. Hier lohnt es sich, von allen involvierten Akteur*innen ein Feedback einzuholen. Dies soll helfen, Tipps für Folgeprojekte zu generieren. Des Weiteren ist die Archivierung der Daten ebenfalls wichtig für weitere Projekte.

1. Ziele überprüfen:

Eine Überprüfung, ob alle Ziele erreicht wurden, zeigt auf, ob das Projekt erfolgreich war. Es sollte analysiert werden, ob die Zielgruppe das Produkt kennt und damit umgehen kann.

2. Auswertung durchführen:

Mit einer Auswertung werden Erfolge und Misserfolge festgehalten. Dabei werden wichtige Erkenntnisse für weitere Projekte sowie die persönliche Arbeit im Team gewonnen.

3. Rückmeldung einholen:

Um eine aussagefähige Rückmeldung zum Projekt zu erhalten, kann ein Feedback von allen beteiligten Akteur*innen hilfreich sein.

4. Verdankungen tätigen:

Helfende, Sponsoren und weitere Personen, die zum Gelingen beigetragen haben, sollen gezielt verdankt werden.

5. Nachhaltigkeit sicherstellen:

Damit die erarbeiteten Ergebnisse längerfristig zur Verfügung stehen, müssen diese in die bestehende Struktur integriert werden. Produkte oder Dienstleistungen sollen weiter vermarktet und Anlässe abschliessend dokumentiert und archiviert werden.

6. Finanzen abschliessen:

Letzte Rechnungen werden bezahlt und offene Beiträge eingefordert. Verwendungszweck möglicher Gewinne ist definiert.

7. Schlussbericht verfassen:

Für die interne und externe Kommunikation mit allen Partner*innen wird ein Bericht mit den wichtigsten Erkenntnissen verfasst und verteilt.

Meilenstein Abschluss

Die Phase endet mit dem Abschluss des Projekts. Der Schlussbericht ist verfasst und verteilt. Das Projekt ist ausgewertet und die wichtigen Erkenntnisse sind archiviert.

Herausforderungen des Abschlusses

• Das Projekt wird nicht abgeschlossen, sondern unbestimmt weitergeführt.

• Neue Fragestellungen oder Projektideen führen zu weiteren Projekten im selben Projektteam, obwohl sich die Beteiligten nur für den Ursprungsaufwand bereit erklärt haben.

• Nach der Einführung/Durchführung wird die Dokumentation vernachlässigt, da das Projekt vermeintlich abgeschlossen ist. Deshalb schon zu Beginn und während des ganzen Verlaufs des Projekts die Unterlagen und Dokumente sorgfältig benennen, ablegen und archivieren.

• Es wird nicht dafür gesorgt, dass die Erkenntnisse aus dem Projekt zukünftigen Projekten zugänglich gemacht werden und aus Fehlern für die Zukunft gelernt werden kann.