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Sind die Anlässe tragbar?

Anlässe sollten regelmässig überprüft werden. Dazu gehört natürlich ein Budget und eine Abrechnung des Anlasses. Nur so kann ermittelt werden, ob er sich gelohnt hat oder nicht. Vor allem bei Anlässen, die vor Jahren mal zur Mittelbeschaffung eingerichtet wurden, ist es wichtig zu überprüfen, ob Aufwand und Ertrag in einem vernüftigen vernünftigen Verhältnis stehen. Schaut ein Gewinn heraus, oder müssen wir gar noch drauflegen? Auch solche Themen gehören in die Leiter*innen-Rundeden Höck.

Fixtag für Rechnungen

Falls ihr mehrere Rechnungen pro Monat erhaltet, ist es sinnvoll, wenn du dir einen Tag einrichtest, an dem du gleich alle miteinander bezahlst. Das kann zum Beispiel immer der 10. des Monats oder der letzte Sonntag im Monat sein. Richte ein Mäppchen ein, wohin die Rechnungen bis zum Stichtag abgelegt werden können.
Hast du nur wenige Rechnungen, so zahle sie gleich bei Erhalt. Die Zinsen, die wir (wenn überhaupt) noch von der Bank/Post erhalten sind vernachlässigbar, und beim Lieferanten macht eine prompte Zahlung einen guten Eindruck. Zudem kannst du dann schon wieder was vergessen, weil es erledigt ist.

Wichtige Hinweise für den/die Kassier*erin

Wenn du die folgenden Punkte berücksichtigst, erleichterst du dir deinen Job ungemein:

• Trenne das Schargeld sauber von deinem privaten.

• Trenne die Lagerbuchhaltung von der Jahresbuchhaltung.
  Es ist deshalb sinnvoll, ein eigenes Lagerkonto einzurichten.

• Ohne Quittung kein Geld! Mach den Leiter*innen klar, dass sie eine Quittung vorweisen müssen, wenn sie das Geld zurückwollen. Bei Bauern und anderen kassenlosen Lieferanten muss daher selber eine Quittung vorbereitet werden. Die muss kein Kunstwerk sein. Es genügt, wenn darauf vermerkt wird, wer wann was verkauft hat.

• Richte dir einen Fixtag pro Monat ein, an dem du Rechnungen begleichst und die Buchhaltung nachführst.

• Grosse Ausgaben müssen im Leitungsteam besprochen werden. Es muss zuerst bekannt sein, wie viel Geld da ist, bevor es ausgegeben wird.

• Vorschüsse bringen meist nur Ärger. Wenn z.B. ein Kochteam die Einkäufe privat vorstrecken muss, wird es sehr darauf bedacht sein, für jeden Einkauf eine Quittung zu verlangen. Mit Schargeld geht man jedoch grosszügiger um. Die fehlenden Quittungen bilden dann schwarze Löcher in der Buchhaltung, für die letztendlich du verantwortlich bist.

• Wenn die Küche das nicht möchte, muss mit den Lieferanten abgeklärt werden, ob alle Bezüge auf eine Rechnung gesetzt werden können, die Ende Lager beglichen wird.

• In vielen Scharen ist das Kassieramt ein Lölijob. Schau darauf, dass das nicht so ist! Der Kassier ist nach Scharleiter und Präses die wichtigste Funktion! Damit sich die Arbeit nach dem Sommerlager in Grenzen hält, hat der Kassier in meiner Schar besondere Privilegien. Die Person kann sich teilweise vom Programm abseilen, um ist es sinnvoll, beispielsweise direkt während dem Lager mit der Küche zusammen die aktuellen Quittungen abzurechnen.

• Schaff dir eventuell einen separaten Behälter an. Dort kannst du die Belege sammeln, Quittungsblock, Klebeband und eine kleine Kasse versorgen. Achte darauf, dass der Behälter (Geldkassette, Koffer) abschliessbar ist.

• Rechne die Anlässe einzeln ab. So wird ersichtlich, ob sie sich rentiert haben oder angepasst werden müssten.

Quelle: Kassensturz, Publikationen für Jugenarbeit, 10/93

Wie kommen wir zu einer GPK?

1. Suche zwei fähige Leute. Fähig heisst in diesem Fall, dass sie eine Ahnung von Buchhaltung haben. Als Hinweise dient dir die Ausbildung. Leute, die das KV gemacht, die Handelsschule besucht haben, oder Handel studieren, eignen sich grundsätzlich sehr gut. Es gibt aber auch viele andere Berufsleute, die durch ihren Job mit Buchhaltung zu tun haben.

2. Erkläre ihnen ihre Aufgabe. Als Hinweis dient sicher der benötigte Zeitaufwand. Im Schnitt kann mit einer Sitzung à 3 bis 4 Stunden pro Jahr gerechnet werden. Zusätzlich muss noch der Bericht verfasst werden.

3. Wenn die Leute bekannt sind, werden sie zur Wahl vorgeschlagen. Gewählt werden sie in Firmen an der Generalversammlung. Bei uns ist das anders. Je nach Schar bestimmt ein Elternabend oder das Leitungsteam darüber. Wie auch immer, es ist gut, kurz festzuhalten, wer wann zu welchem Zweck von wem gewählt wurde.

4. Vereinbare im Januar einen Termin mit den beiden.