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Entwickelt Grundlagen für die gemeinsame Dateiablage auf Sharepoint sowie weitere kollaborative Tools, wie z.B. Trello.

Mitglieder: Richard Bachmann (PO), Patrizia Kennel, Cedric Brun
Inkrement 23/24: Jahres-, Projekt- und Ressourcenplanung / ArbeitszeiterfassungArbeitszeiterfassung / Spesenabrechnung

Entwickelt die aktuelle jubla.db weiter.
Mitglieder: Fachgruppe Datenbank und Richard Bachmann (PO)
Inkrement 23/24:

https://github.com/hitobito/hitobito_jubla/issues/91104

Agilität ist die Fähigkeit, zeitnah auf Veränderungen zu reagieren. Es ist ein Weg, mit einem komplexen, sich stets wandelnden Umfeld umzugehen und letztlich trotz Herausforderungen erfolgreich zu sein. Es geht darum, den Weg zum Ziel sowie auch das Ziel als solches kontinuierlich anzupassen, sofern dies die Umwelt (die sich meist früher verändert als das Projekt vollendet ist) verlangt. Das Ziel ist jedoch von Anfang an definiert und bleibt auch bestehen. Dieses YouTube-Video bringt agiles Arbeiten kurz und knapp auf den Punkt.  

Agiles Arbeiten nach Scrum

Scrum ist eine Methode von agilem Projektmanagement. Das Projekt jubla.digital arbeitet nach der Scrum-Methodik. In den folgenden Zeilen versuchen wir dir diese etwas näher zu bringen: 

Wieso eine andere Methodik? 

Auch die Jubla-Welt entwickelt sich stets weiter. Bis anhin wurde oft eine Projektidee gestartet und über längere Zeit verfolgt. Das Ziel, dass am Anfang gesetzt wurde, wurde teilweise bis zum Schluss verfolgt. Dieses starre Vorgehen hat unter anderem dazu geführt, dass teilweise an den realen Anforderungen vorbei gearbeitet wurde. Wieso? Weil sich die Anforderungen im Laufe der (Projekt-)Zeit geändert haben oder wichtigere Punkte aufgekommen sind. Die agile Methodik setzt genau hier an. In kleineren (zeitlich kürzeren) Schritten werden kleine Aufgaben erledigt. Immer mit dem Ziel, ein nutzbares Resultat zur Verfügung zu stellen. Bevor eine neue Aufgabe begonnen wird, wird nochmals geschaut, ob diese immer noch die Wichtigste ist. Falls nicht, wird diese hintenangestellt. Mit diesem Vorgehen werden die zur Verfügung stehenden Ressourcen (Ehrenamtliche, Mitarbeitende und finanzielle Mittel) möglichst optimal eingesetzt.  

Was sind also die Vorteile eines agilen Vorgehens? 

• Wir arbeiten an den Dingen, die die höchste Priorität haben. 

• Am Ende eines Inkrements (der Begriff wird nachfolgend erklärt) steht, wenn immer möglich, ein nutzbares Resultat zur Verfügung. Statt eine grossartige Änderung alle 3 Jahre haben wir so kleine Verbessrungen alle 3 Monate.  

• Die ehrenamtlichen und bezahlten Ressourcen werden geschont. Das Commitment für die Mitarbeit an einem Projekt, dass 3 Monate dauert (Inkrement) ist einfach als die Zusage an einem, dass 3 Jahre dauert.  

Begriffe, die im Scrum angewendet werden

Nachfolgend werden die unterschiedlichen Begriffe, die im agilen Projektmanagement Scrum verwendet werden, erklärt. 

Product Owner (PO)

Der Product Owner (PO) hat die Aufgabe, das Bestmögliche aus einem Projekt herauszuholen und die Vision des Projekts stets vor Augen zu halten. Dazu balanciert er die Interessen des*der Auftraggebers*in (in unserem Fall die Steuergruppe jubla.digital) und der Nutzer*innen (in unserem Fall der Mitglieder von Jungwacht Blauring).  Das wichtigste Werkzeug des PO ist das Backlog, das Themen/Tasks beinhaltet, die der PO regelmässig priorisiert. Damit stellt der PO sicher, dass das Team an den richtigen Aufgaben arbeitet und alle im Team ihre Zeit effizient einsetzen. Der PO leitet die Weekly-Sitzungen und «übersetzt» Aufträge in Stories. Der PO ist zudem zentrale Ansprechperson für das Projekt.  

Scrum Team (Team)

Das Team besteht aus Personen, die am jeweiligen Projekt arbeiten. Es macht Sinn, dass Personen aus verschiedenen Fachbereichen in einem Team zusammenarbeiten. Für jedes Inkrement wird wieder geprüft, ob die richtigen Personen mit dem richtigen Knowhow im Team sind. Das Team ist somit nicht fix.  

Scrum Master

Der Scrum Master ist der Coach des Teams und des PO. Das heisst, seine wichtigste Aufgabe ist es, das Team und den PO darin zu befähigen, ihre Aufgaben bestmöglich zu erledigen. Dazu beseitigt er Hindernisse, trägt zu einer effizienten Umsetzung bei und unterstützt das Team in der Einhaltung des Scrum-Prozesses. 

Nutzer*innen

Mit Nutzer*innen sind jene Personen gemeint, die schlussendlich mit dem zu erarbeitenden Produkt arbeiten – es nutzen. Es gilt, die Bedürfnisse der Nutzer*innen in dem agilen Prozess regelmässig einzuholen/abzufragen. Dazu dienen z.B. das Review, Umfragen, Testings usw. 

Steuergruppe

Die Steuergruppe jubla.digital ist das übergeordnete Gremium, das als Auftraggeber für die Scrum Teams fungiert, und das Projekt gesamthaft übergeordnet steuert. Sie definiert in Absprache mit dem Scrum Master die zu erreichenden Ziele.  

Inkrement

Ein Inkrement bezeichnet die Zeitdauer, während der ein Vorhaben verfolgt wird. Ein Inkrement dauert drei Monate und besteht aus drei Sprints (und einem Leersprint). 

Sprint

Ein Sprint ist ein definiertes Zeitfenster, während dem das Team an der Erledigung der vereinbarten Aufgaben und der Erreichung des Sprint-Ziels arbeitet. Ein Sprint dauert drei Wochen. 

Leersprint

Der Leersprint ist der letzte Sprint eines Inkrements und wir dazu genutzt, um verschiedenen Gefässen Platz zu bieten. So findet im Leersprint das Review, die Retro und die Priorisierung statt. Ein Leersprint dauert drei Wochen. 

Sprint Planning

Jeder Sprint startet mit einem gemeinsamen Planning, an dem das gesamte Scrum Team (PO, Team, Scrum Master) teilnimmt. Während des Plannings werden anstehende Aufgaben diskutiert und der erwartete Aufwand geschätzt. Erst mit der Schätzung über den erwarteten Aufwand wird der Product Owner dazu befähigt, auf Basis des erwarteten Nutzens und des erwarteten Aufwands, eine finale Entscheidung bzgl. der Priorisierung von Tasks (Aufgaben) zu treffen und darauf basierend, Stories zu formulieren. 

Weekly

Das Weekly ist eine wöchentliche Synchronisation des Teams. Da die Dauer auf 15 Minuten begrenzt ist, findet es oft im Stehen statt. Die begrenzte Zeitdauer gilt.  

Review

Zum Ende des Inkrements bespricht jedes Scrum Team seine erzielten Arbeitsergebnisse. Spannende und relevante Fortschritte/Ziele werden als kurze Story-Slides oder als Video für Social Media zum Review-Termin veröffentlicht. Das Review bietet dem Team eine Bühne, um ihre Leistung im zurückliegenden Sprint zu präsentieren. Zum anderen haben Interessierte die Möglichkeit, Feedback zu geben und Fragen zu stellen, um damit auch auf die künftigen Planungen und Priorisierungen des PO Einfluss zu nehmen. Die Entscheidung, was davon wie priorisiert wird, bleibt jedoch allein beim PO.   

Retrospektive

Schliesslich endet der Sprint mit einer Retrospektive des Scrum Teams. Dazu treffen sich die Entwickler, der PO und der Scrum Master, um die Zusammenarbeit zu reflektieren und basierend auf diesen Einsichten verbindliche Vereinbarungen für künftige Sprints zu treffen.  

Folgende Fragen sollten hierbei gestellt werden: 

• Was ist gut gelaufen?  

• Was sollten wir künftig nicht mehr tun?  

• Was könnten wir ausprobieren?  

• Was sind die Tasks für das nachfolgende Inkrement?  

• Wem möchte ich Danke sagen? 

Refinement

Das einzige Scrum Meeting, das keiner definierten Struktur folgt, sind Refinement Meetings. Das Ziel dieser Refinements ist, dass sich Product Owner und Scrum Team im Vorfeld zu einem Sprint Planning über den Umfang, den Outcome und die Akzeptanzkriterien von anstehenden Aufgaben unterhalten.

Trello

Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Lösung, mit der sich Aufgaben verwalten, priorisieren und steuern können. Auf einem virtuellen Brett mit Spalten können Karten erstellt werden. Diese Karten stehen je für eine Aufgabe und sorgen dafür, dass der gesamte Workflow eines Projektes im Detail jederzeit für alle Teammitglieder ersichtlich ist. 

Backlog

Das Backlog ist die Summe aller anstehenden Aufgaben. Eine angemessene deutsche Übersetzung wäre z.B. “Themenspeicher”. Das heisst, im Backlog findest du alle Aufgabenstellungen und Ideen, von denen du als Product Owner annimmst, dass sie Wert für das Projekt oder das Produkt schaffen oder die vielleicht nur aus formalen Anforderungen erledigt werden müssen. Das Product Backlog wird vom Product Owner in einem Trello-Board gepflegt und laufend priorisiert.

Stories

Einzelne Einträge und Aufgaben innerhalb des Backlogs sind “Product Backlog Items”. Das können kleine sehr konkrete Tasks oder auch komplexere, noch offene Tasks sein.  

Folgende Kriterien sind in der Formulierung von Stories zu beachten: 

• Independent: Eine User Story muss unabhängig von anderen User Storys sein, sie darf nicht davon abhängen, dass zuerst eine andere Story umgesetzt wird. 

• Negotiable: User Stories sind nicht in Stein gemeisselt. Stakeholder und Team diskutieren und präzisieren sie gemeinsam. 

• Valuable: Jede User Story darf nicht nur einen Nutzen haben, sondern muss einen eindeutigen Mehrwert bieten. 

• Estimatable: Der Aufwand der Umsetzung einer User Story muss für das Team schätzbar sein. 

• Small: Auch wenn der konkrete Umfang einer Story vom Team entschieden wird, sollten User Stories nicht zu gross oder zu klein sein. 

• Testable: Um eine User Story erfolgreich abschliessen zu können, müssen Stories zwingend testbar sein. 

Planning Poker und Schätzungen

Während des Sprint Plannings schätzt das umsetzende Team den Aufwand einzelner Aufgaben. Damit gibt das Team dem Product Owner ein wichtiges Feedback zu dem erwarteten Aufwand der Umsetzung. Für das Schätzen hat sich “Planning Poker” als Methode etabliert. Dabei bekommt jedes Teammitglied einen Satz Karten, der je einen Wert aus der Fibonacci Reihe (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21 …) enthält. Nach Vorstellung einer Aufgabe spielen alle Teammitglieder ihre Karte gleichzeitig aus. Damit soll vermieden werden, dass sich Teammitglieder zu stark gegenseitig beeinflussen. Mit ihrer ausgespielten Karte schätzt jedes Teammitglied den erwarteten relativen Aufwand. 

Produkt Inkrement

Das Produkt Inkrement beschreibt die während eines Sprints erzielten, Arbeitsergebnisse.