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Das Datenschutzgesetz in der Schweiz verpflichtet alle Scharen, Regional- und Kantonalverbände eine umfassende Datenschutzerklärung zu veröffentlichen. Die Datenschutzerklärung informiert darüber, wer, wo und wozu Personendaten speichert und wie, wann und wozu an Dritte weitergibt. Die Datenschutzerklärung sollte auf der Website und auf der jubla.db zu finden sein. Die Jubla Schweiz hat eine Vorlage erstellt, die jede Schar verwenden kann und nur einzelne, grün markierte Punkte individuell anpassen muss. Das Dokument wurde mit juristischen Fachexpert*innen erarbeitet worden um alle gesetzlichen Aspekte abzudecken. Das wichtigste für euren Scharalltag haben wir unten bei “Empfehlungen rund um Zweck- und Verhältnismässigkeit”.

Erstellt eine Datenschutzerklärung (siehe Vorlage) und schaltet diese auf eurer Website auf. Ihr könnt euch an der Website der Jubla Schweiz orientieren. Fügt die Datenschutzerklärung auch auf der jubla.db in eurem Scharprofil ein (ist ab Ende 2023 möglich).

Definiert eine Person in der Schar, die als Datenschutzverantwortliche*r wirkt. Sie ist für das Thema in der Schar verantwortlich und nimmt allfällige Anfragen seitens Mitglieder oder anderen Personen entgegen. Oftmals macht es Sinn, dass diese Rolle bei der Scharleitung liegt.

Führt einen Standardprozess (siehe Vorlage) rund um die Aufnahme von Neumitgliedern sowie rund um die Anmeldung an Anlässe (z.B. Scharanlass, Lager usw.) ein, der garantiert, dass ein (Neu)Mitglied bzw. dessen Erziehungsberechtigte auf eure Datenschutzerklärung hingewiesen werden.

Sensibilisiert eure Schlüsselrollen (Leitungspersonen, Präses usw.) regelmässig auf das Datenschutzgesetz und den Umgang mit Personendaten, den ihr in eurer Schar pflegt/pflegen wollt. Die Jubla Schweiz hat dazu einen Block für scharinterne Weiterbildung entwickelt (siehe Vorlage).

Seid grundsätzlich zurückhaltend, wenn es um die Erfassung von Gesundheitsdaten geht. Erfasst nur, was nötig ist, und löscht die Informationen nach geraumer Zeit wieder (z.B. nach Durchführung eines Lagers). Die Jubla Schweiz entwickelt dafür in den kommenden Monaten eine jubla.db-Funktion, die automatisiertes Löschen von erfassten Informationen, z.B. für ein Lager, ermöglicht.

Die jubla.db funktioniert nach dem Prinzip “Jede Person verwaltet ihr eigenes Profil und kann somit selbst entscheiden, welche Informationen sie mit der Jubla-Welt teilt”. Erinnert eure Mitglieder (damit sind auch die Ehemaligen gemeint) regelmässig daran, ihr Jubla-Profil aufzurufen und gemäss ihren Wünschen anzupassen. Optimalerweise macht ihr das 1x pro Jahr per E-Mail o.ä. jeweils vor der Bestandsmeldung im Herbst.

In einem Versicherungs- oder Krisenfall sind die involvierten Personen darüber zu informieren, dass ihre Personendaten weitergegeben werden. Unterlagen rund um Krisenfälle werden seitens Regional- und Kantonalverbände und der Jubla Schweiz anonymisiert abgelegt. Mehr dazu findest du auch unter Versicherungen und Krisenkonzept.

Implementiert als Verein eine gemeinsame Dateiablage und gemeinsame Arbeitsorganisationstools und stellt so sicher, dass keine Excellisten o.ä. auf Geräten von Einzelpersonen der Schar gespeichert werden. Die Jubla Schweiz empfiehlt Microsoft 365 und Trello. Mehr dazu finden sich auch unter Cloud- und Kollaborationslösungen für Scharen.

Nutzt als Schar für die Kommunikation untereinander einen sicheren Messenger. Das kann z.B. Microsoft Teams oder Threema oder Signal sein.

Führt bei einem Newsletter oder Broadcast-Chat o.ä. ein Double Opt In (Bestätigung mit E-Mailadresse) ein und gebt die Möglichkeit für ein Opt Out.

Personendaten wie z.B. E-Mailadressen weiterzugeben an eine Firma oder Organisation, die diese dann für Werbung oder Sonstiges verwendet, ist nicht erlaubt. Wenn die Werbung dem Jubla-Zweck entspricht und einmalig erfolgt, z.B. für ein explizit für ein kantonales Pfingstlager entwickeltes Produkt, kann eine Ausnahme gemacht werden. Es lohnt sich dann, mit der Firma oder Organisation eine Vereinbarung aufzusetzen, die die Verwendung der Personendaten regelt.

Fragt Personen zuerst um Erlaubnis, bevor ihr Bild- und Tonmaterial von ihnen macht und verwendet (Recht am eigenen Bild). Mehr dazu findet sich unter Bildrechte und Urheberrechte.

Wenn ihr Aufträge vergebt, die eine Verarbeitung von Personendaten zur Folge haben (z.B. Druckerei, die eure Scharzeitung an Haushalte versendet), solltet ihr mit dem Auftragnehmer eine Vereinbarung rund um Datenschutz erstellen. Die Jubla Schweiz hat dazu eine Vorlage erstellt.