Seitenvergleich

Grundregel: Organisations-Profile dürfen NIE auf personalisierte Mailadressen eröffnet werden, verwendet unbedingt eine neutrale Mailadresse und gebt deren Zugangsdaten an nachfolgende Personen (in der entsprechenden Funktion) weiter.

Jeder Jubla-Kanton und Schar (sofern erwünscht) erstellt für sich ein Organisationsprofil (siehe Anleitung → öffnen via Rechtsklick, damit diese Seite offen bleibt) und handelt somit als «Organisation im Generator»:

Für die Ausstellung von entsprechenden Dossiers werden vom Organisationsprofil die Logindaten weitergegeben, da diese ohnehin verallgemeinert sind. So wird ein Nachweis direkt aus dem Organisationsprofil erstellt und es können neutrale Nachweise (das heisst, ohne, dass der eigene Name in der Grussformel erscheint) ausgestellt werden.

Best Practice-Tipp: Die Organisation passt in solchen Momenten das Passwort des Profil an, gibt dieses weiter und passt nach Ausstellung des Dossier das Passwort wieder an.

Es ist auch möglich, Mitarbeitende zur Organisation hinzuzufügen. Diese Personen haben danach Zugriff auf alle bereits erstellten Dossiers und es gibt keine Freigabe-Bestätigung, über welche der*die Haupt-Mitarbeiter*in einer Organisation verfügt.

Mitarbeitende hinzuzufügen kann beispielsweise bei einem Grossanlass sinnvoll sein. So kann ein funktionsspezifisches Profil eröffnet werden (z.Bsp. grossanlass@jubla.ch, Name des Präsidiums einfügen) und in der Grussformel erscheint der Name des Präsidiums.

Erwartungen Jungwacht Blauring Schweiz

Damit wir eine gewisse Qualitätssicherung im Umgang mit den «im Namen der Jubla ausgestellten Dossier» erreichen können, sind uns die folgenden Punkte ein grosses Anliegen:

• Schreibt an dossier@jubla.ch eine Mail mit dem Satz «Wir haben ein Organisationsprofil, lautend auf xy erstellt, und möchten daher über Aktualisierungen informiert werden.»

• Regionen und Projekte (wie Kala, …) sollen kein Organisationsprofil erstellen, sondern die Dossiers via Organisations-Profil des Jubla-Kantons ausstellen (lassen).

• Verwendet bei der Organisationsbeschreibung die von uns zur Verfügung gestellte Kurzbeschreibung. Aktualisierungen teilen wir euch per E-Mail mit.

• Verwendet als Logo das Pantone 072 Jubla-Logo (= stärkt die Marke Jubla und führt in der Gesellschaft zu einheitlicherem Wiedererkennungseffekt)

• Ihr könnt erstellte Nachweise bei euch als Vorlage abspeichern. Wir empfehlen jedoch, diese maximal während zehn Monaten zu verwenden, besser sogar gar nicht via Vorlagen zu arbeiten.

• Verzichtet darauf in der nächsten Kurssaison, beziehungsweise im nächsten Jubla-Gruppenjahr die Nachweise aus in eurem Profil gespeicherten Vorlagen zu erstellen, da ansonsten das Risiko besteht, dass ihr nicht die aktualisierten Textbausteine nutzt.

Gut zu wissen

• Ablauf Einsatz bestätigen:
  Das System sendet dir (mit dem Absendernamen Freiwillig engagiert) eine E-Mail mit den Angaben zu der Person und dem geleisteten Einsatz. du klickst da weder auf “Ja, der Einsatz wurde geleistet” noch auf “Nein, der Einsatz wurde nicht geleistet” sondern gehst in dein Organisations-Profil und erfasst diese Angaben manuell (also genau gleich wie wenn du einen Nachweis ohne Einsatz bestätigen Forderung erstellst)
  (Als Jubla Schweiz haben wir beim Anbieter deponiert, dass wir dies mühsam umständlich finden. Hoffentlich wird dies zu einem späteren Zeitpunkt möglich sein.)

• Bei Erstellung mit «Vorschau» arbeiten, sobald auf «Veröffentlichen» geklickt wurde, kann nichts mehr angepasst werden.

• Sei dir bewusst, dass auf dem Nachweis das Datum erscheint, an dem du damit begonnen hast, den Nachweis zu erstellen.

• Best Practice-Tipp: Das Vorschau-Dokument speichern, herunterladen bei dir auf dem Rechner mit Adobe öffnen und als PDF abspeichern. Dieses PDF sendest du an die Person, auf die der Nachweis ausgestellt wird (wenn diese den Nachweis gegenlesen will, bevor er veröffentlicht wird).

• Ein einmal ausgestellter Nachweis kann weder von der Organisation noch von der engagierten Person gelöscht werden. (Als Jubla Schweiz haben wir beim Anbieter deponiert, dass wir dies nicht sinnvoll finden. Hoffentlich wird dies zu einem späteren Zeitpunkt möglich sein.)

• Falls ihr ein Dossier/Nachweis für eine Person ausstellt, welche auf dem Generator kein Profil hat, dann braucht ihr von der Person den Vornamen, Nachnamen, das Geschlecht und die Mailadresse (keine Organisation, sondern eine weltliche und «lebenslang» nutzbare Mailadresse, z.Bsp. gmail, bluewin, … oder ähnliche).

• Zwischen der Jubla Schweiz und Benevol, beziehungsweise dem Dossier Generator wird es (analog zu anderen Organisationen) eine Vereinbarung geben müssen. Diese klärt, dass wir unsere Mitglieder die Nutzung der Plattform empfehlen und die Plattform dafür verantwortlich ist, dass die Daten unserer Mitglieder entsprechend geschützt werden.

• Achtung: Mit einer Mailadresse kann ich momentan nur bei einer Organisation Mitarbeitende*r sein. Sonst benötige ich ein zweites Profil mit einer zweiten Mailadresse.

Für Fragen: dossier@jubla.ch oder 041 419 47 47

Weitere Infos