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Kursadministration

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Kursadministration

Die Kursadministration liegt in der Verantwortung der Kurshauptleitung. Sie ist zentral für die Qualifikation der Teilnehmenden und die Subventionierung der Kurse. Ausserdem trägt sie viel zur Qualitätssicherung bei. Der Prozess der Kursadministration ist national definiert und wird von den Ausbildungsverantwortlichen, Kurshauptleitenden und Kurscoachs erledigt.

Hier werden den Kurs(haupt)leitenden alle Formulare, Checklisten und Unterlagen zur Verfügung gestellt für die Kursadministration.

E-Learning für KHL zur Kursadministration

Das E-Learning dient dazu, den KHL das notwendige Wissen rund um die ganze Kursadministration zu vermitteln - oder wieder aufzufrischen.

Hier gelangst du zum E-Learning.

KHL-News als Video

Am digitalen KHL-Input wurden die KHL-News präsentiert, diese Präsentation wurde aufgezeichnet und du kannst sie hier nachschauen.

Der Kursadministrationsprozess findet über das ganze Jahr in folgenden Prozessschritten statt:

1. Kursplanung im Kanton (Sommer)

  • Planung Kursangebot im Kanton (Verantwortung: Ausbildungsverantwortliche)

  • Erfassen der Kurse auf der jubla.db (Arbeitsstellen)

  • Überprüfung Kursangebot national (FG Ausbildung)

2. Kursplanung national (Herbst)

  • Zuweisung der Kursnummern, z. B. Jubla XY-20 (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Zuteilung der Kurscoachs (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Erfassen der Kurse in den entsprechenden Datenbanken (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Bereitstellung der Kurshilfsmittel (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Kurshauptleitungsmail (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

3. Kursplanung/Kursadministration im Team (Herbst bis Kurszeitpunkt)

  • Anmelden bzw. Kurs bestätigen (Kurshauptleitung via Kurstool)

  • Erarbeitung Programm (Kursleitung)

  • Administration der Teilnehmenden

  • Bestellungen Material, Kurshilfsmittel, Landeskarten (Kursleitung)

  • Kursbewilligung nach Kontrolle Kursprogramm (Kurscoach)

  • Durchführung des Kurses (Kursleitung)

4. Kursabschluss (nach Kursen)

  • Qualifikationen in jubla.db eintragen (Kurshauptleitung oder Arbeitsstelle)

  • Qualifikationen in Datenbank übertragen (Arbeitsstelle)

  • Kursbericht (Kurshauptleitung und Kurscoach an Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Auszahlung der Kursbeiträge im folgenden Jahr im Herbst (Fachkreis Aus- und Weiterbildung via Kantonsleitung)

Mehr zu den einzelnen Personen in der Ausbildung.

Die wichtigsten Unterlagen:

KHL-News

Wichtigste Infos und Neuigkeiten für KHL.

KHL-News

 

Kurs-ABC

Nachschlagewerk zu Themen wie Absenzen, TN mit Beeinträchtigungen, J+S oder Hilfsmittel:

Kurs-ABC

 

Checkliste Kursadmin

Infos Kursadmin

Infos Kursadmin für KHL zur Subventionierung

E-Learning für KHL

 

Ausbildungskonzept

Ausbildungskonzept inklusive Stoffprogramme und deren Umsetzung sowie alle Kursprofile:

Ausbildungskonzept

Checkliste Kursorganisation

Programmplanung

Vorlage Ausbildungsblock:

Programm überprüfen

  • Tipp #1: Im Kurstool kannst du eine Übersicht “Inhalte aufgelistet als PDF” exportieren, um zu überprüfen, ob alle Inhalte in den korrekten Blöcken verortet sind.

  • Tipp #2: Wie wäre es mit einem Peer-Review innerhalb des Kursteams für das Feinprogramm?

Grobprogramm via Kurstool:

jublakurse.ch
Kursadministration, Checkliste, Grobprogramm, Kursbericht

Im Kurs-ABC findest du Erklärungen.

Hier gelangst du zum Erklärvideo.

 

Kursservice

Begleithefte mit Umsetzungsideen und Hintergrundinfos zu allen Themenbereichen sowie Beispielblöcke:

Kursservice

Newsletter Ausbildung & Coaching

Im Newsletter A&C informieren wir Ausbildungs- und Coachingverantwortliche, Kurshauptleitende sowie Expert*innen und Lagercoachs über die wichtigsten Neuigkeiten und aktuelle Themen rund um Kurse und Lager. Hier kannst du die Newsletter nachlesen:

Für den Newsletter anmelden kannst du dich hier.

NDS

Glossar

Jubla

J+S / BASPO / NDS

Kursleitungsteam (Kulei)

Kurskader

Kurshauptleitung (KHL)

Kursleiter*in (KL)

Kursleitung mit Expert*innen-Anerkennung

Klassenlehrer*in (Kl)

Kursleitung ohne Expert*innen-Anerkennung und mehr als 6h Ausbildungstätigkeit während Kurs/Modul

Drittperson

Referent*in mit weniger als 6h Ausbildungstätigkeit während Kurs/Modul

Nicht erfassen

Küche

Nicht erfassen

Kaderbildung:             Kalei-Präsidium

Jugendausbildung:     Scharleitung

Organisationleitung (OL)

Arbeitsstellen

Mitarbeitende der (Unter)verbände (MA)

Diverses

  • Alle Kursleitenden (abgesehen von KHL) haben in der NDS keine Aufgabe. Expert*innen können aber auch Bestellungen tätigen.

Wer…

…macht was…

…wann in der NDS?

KHL

Leihmaterial-, Lehrmittel*-, Landeskarten-Bestellung

 

*Lehrmittel: Tw. auch durch AST, bitte absprechen, falls unsicher

Sobald Kurs erfasst ist und gemäss Deadlines Checkliste Kursadmin

  • Die KHL hätten weitere Berechtigungen in der NDS (z.Bsp.: Qualifikationen erfassen und Dokumente hochladen). Sie müssen jedoch diesbezüglich nichts erledigen, weil die Qualifikationen durch die Kursadministrator*in (AST) vergeben und das Programm durch Kursadmin Bulei hochgeladen wird.

Bestellungen

Alle drei Bestellungen laufen via NDS. Untenstehend findest du ergänzende Infos dazu:

Leihmaterialbestellung

Das Kursteam (KHL oder Expert*in) tätigt die Bestellung via NDS. Dieser Leitfaden (via Link, nach unten scrollen → Dokumente) informiert über die Handhabung bei der Bestellung, dem Gebrauch und der Rückgabe des Materials für Sommerlager und Kurse. Hier findest du den Leihmaterialkatalog von J+S ( via Link, nach unten scrollen → Downloads) und das Merkblatt für die Benutzung von Zelttüchern ( via Link, nach unten scrollen → Handbuch → Pioniertechnik) .

Für GLK möglichst vielfältig bestellen, damit TN das Material kennenlernen.

  • Die Bestellung muss vor dem ersten Kursteil (z.Bsp. vor VW) abgesendet werden, weil nur im Status “Bewilligt” und “Publiziert” Leihmaterial bestellt werden kann, im Status “in Durchführung” nicht mehr. Das gilt auch, wenn mehr als fünf Wochen zwischen Vorweekend und Kurswoche liegen.

  • Mindestens zwei Wochen vor dem Kurs muss eine J+S-Materialbestätigung vom ALC Thun bei dir eintreffen. Falls nicht, sofort an material-js.lba@vtg.admin.ch wenden.

  • Achtung: Wenn die Bestellung abgelehnt wird, erhält die AST in der NDS eine Benachrichtigung.

Landeskartenbestellung

Für Kurse kann von jedem Kartenblatt, für jeden TN ein Exemplar bestellt werden; es gibt keine Beschränkungen.

Besonders im GLK auch Karten mit anderen Massstäben bestellen zur Vertiefung der Kenntnisse.

Interaktive Kartenübersicht zur Auswahl:

Online-Karten gibt es zudem unter www.schweizmobil.ch, www.wanderland.ch oder map.geo.admin.ch.

Die Bestellung muss vor dem ersten Kursteil (z.Bsp. vor VW) abgesendet werden, weil nur im Status “Bewilligt” und “Publiziert” Landeskarten bestellt werden können.

Dokumentationsbestellung

Analog/Digital:
Das Kursteam kann entscheiden, ob die Broschüren analog bestellt oder digital genutzt werden. Dies hat keine Auswirkung auf die Kosten. Die digitalen Broschüren sind im Downloadbereich des Kursools oder mit dem J+S-Login Leiter/in oder Expert/in auf der J+S-Homepage zu finden.

Falls das Kursteam anlaog mit den J+S-Broschüren arbeiten möchte, dann muss bei der Anmeldung gefragt werden, ob die TN diese Broschüren besitzen → Die Ast wurden für die Kurserfassung entsprechend informiert, dass eine Absprache nötig ist.

Obligatorische Nutzung:
Folgende J+S-Hilfsmittel sind pro Kurs obligatorisch:

  • GLK: Lehrmittel Lagersport/Trekking (analog/digital)

  • EKK: Lehrmittel Kindersport nur noch digital verwenden, ansonsten fallen zusätzliche Kosten an (CHF 50.00)

Weitere Möglichkeiten:
Diese Hilfsmittel dürfen genutzt und bestellt werden:

Bestellung:
Diese wird entweder durch KHL oder AST via NDS getätigt - bitte absprechen! Mindestens 30 Tage im Voraus.

Einzelne Broschüren können nicht mehr bestellt werden.

Kosten:
Die Kosten für das J+S-Handbuch betragen CHF 50.-. Diese Rechnungen werden seit 2024 direkt von der Jubla Schweiz beglichen und vom BSV-Geld abgezogen. Dadurch hat dies keine Auswirkungen auf das einzelne Kursbudget.

Für die Weiterbildungen können weitere Lehrmittel kostenlos bestellt werden, sofern diese im Kurs auch behandelt werden.

Porto: Für jede Bestellung wird das effektive Porto zuzüglich einer Pauschale von CHF 5.- verrechnet.