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Kursadministration

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Last updated: 24.4.2024
5 min read

Die Kursadministration liegt in der Verantwortung der Kurshauptleitung. Sie ist zentral für die Qualifikation der Teilnehmenden und die Subventionierung der Kurse. Ausserdem trägt sie viel zur Qualitätssicherung bei. Der Prozess der Kursadministration ist national definiert und wird von den Ausbildungsverantwortlichen, Kurshauptleitenden und Kurscoachs erledigt.

Hier werden den Kurs(haupt)leitenden alle Formulare, Checklisten und Unterlagen zur Verfügung gestellt für die Kursadministration.

Der Kursadministrationsprozess findet über das ganze Jahr in folgenden Prozessschritten statt:

1. Kursplanung im Kanton (Sommer)

  • Planung Kursangebot im Kanton (Verantwortung: Ausbildungsverantwortliche)

  • Erfassen der Kurse auf der jubla.db (Arbeitsstellen)

  • Überprüfung Kursangebot national (FG Ausbildung)

2. Kursplanung national (Herbst)

  • Zuweisung der Kursnummern, z. B. Jubla XY-20 (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Zuteilung der Kurscoachs (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Erfassen der Kurse in den entsprechenden Datenbanken (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Bereitstellung der Kurshilfsmittel (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Kurshauptleitungsmail (Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

3. Kursplanung/Kursadministration im Team (Herbst bis Kurszeitpunkt)

  • Anmelden bzw. Kurs bestätigen (Kurshauptleitung via Kurstool)

  • Erarbeitung Programm (Kursleitung)

  • Administration der Teilnehmenden

  • Bestellungen Material, Kurshilfsmittel, Landeskarten (Kursleitung)

  • Kursbewilligung nach Kontrolle Kursprogramm (Kurscoach)

  • Durchführung des Kurses (Kursleitung)

4. Kursabschluss (nach Kursen)

  • Qualifikationen in jubla.db eintragen (Kurshauptleitung oder Arbeitsstelle)

  • Qualifikationen in Datenbank übertragen (Arbeitsstelle)

  • Kursbericht (Kurshauptleitung und Kurscoach an Fachkreis Aus- und Weiterbildung)

  • Auszahlung der Kursbeiträge im folgenden Jahr im Herbst (Fachkreis Aus- und Weiterbildung via Kantonsleitung)

Mehr zu den einzelnen Personen in der Ausbildung.

Die wichtigsten Unterlagen:

KHL-News

Wichtigste Infos und Neuigkeiten für KHL.

https://jubla.atlassian.net/wiki/spaces/WISSEN/pages/1214283995

 

Kurs-ABC

Nachschlagewerk zu Themen wie Absenzen, TN mit Beeinträchtigungen, J+S oder Hilfsmittel:

https://jubla.atlassian.net/wiki/spaces/WISSEN/pages/1116635137

 

Checkliste Kursadmin

 

Ausbildungskonzept

Ausbildungskonzept inklusive Stoffprogramme und deren Umsetzung sowie alle Kursprofile:

Kursservice

Begleithefte mit Umsetzungsideen und Hintergrundinfos zu allen Themenbereichen sowie Beispielblöcke:

Programmplanung

Vorlage Ausbildungsblock:

Programm überprüfen

  • Tipp #1: Im Kurstool kannst du eine Übersicht “Inhalte aufgelistet als PDF” exportieren, um zu überprüfen, ob alle Inhalte in den korrekten Blöcken verortet sind.

  • Tipp #2: Wie wäre es mit einem Peer-Review innerhalb des Kursteams für das Feinprogramm?

Grobprogramm via Kurstool:

Hier gelangst du zum Erklärvideo.

Newsletter Ausbildung & Coaching

Im Newsletter A&C informieren wir Ausbildungs- und Coachingverantwortliche, Kurshauptleitende sowie Expert*innen und Lagercoachs über die wichtigsten Neuigkeiten und aktuelle Themen rund um Kurse und Lager. Hier kannst du die Newsletter nachlesen:

Für den Newsletter anmelden kannst du dich hier.

NDS

Glossar

Jubla

J+S / BASPO / NDS

Kursleitungsteam (Kulei)

Kurskader

Kurshauptleitung (KHL)

Kursleiter*in (KL)

Kursleitung mit Expert*innen-Anerkennung

Klassenlehrer*in (Kl)

Kursleitung ohne Expert*innen-Anerkennung und mehr als 6h Ausbildungstätigkeit während Kurs/Modul

Drittperson

Referent*in mit weniger als 6h Ausbildungstätigkeit während Kurs/Modul

Nicht erfassen

Küche

Nicht erfassen

Kaderbildung:             Kalei-Präsidium

Jugendausbildung:     Scharleitung

Organisationleitung (OL)

Arbeitsstellen

Mitarbeitende der (Unter)verbände (MA)

Diverses

  • Alle Kursleitenden (abgesehen von KHL) haben in der NDS keine Aufgabe. Expert*innen können aber auch Bestellungen tätigen.

Wer…

…macht was…

…wann in der NDS?

KHL

Leihmaterial-, Lehrmittel*-, Landeskarten-Bestellung

 

*Lehrmittel: Tw. auch durch AST, bitte absprechen, falls unsicher

Sobald Kurs erfasst ist und gemäss Deadlines Checkliste Kursadmin

  • Die KHL hätten weitere Berechtigungen in der NDS (z.Bsp.: Qualifikationen erfassen und Dokumente hochladen). Sie müssen jedoch diesbezüglich nichts erledigen, weil die Qualifikationen durch die Kursadministrator*in (AST) vergeben und das Programm durch Kursadmin Bulei hochgeladen wird.

Bestellungen

Alle drei Bestellungen laufen via NDS. Untenstehend findest du ergänzende Infos dazu:

Leihmaterialbestellung

Das Kursteam (KHL oder Expert*in) tätigt die Bestellung via NDS. Dieser Leitfaden informiert über die Handhabung bei der Bestellung, dem Gebrauch und der Rückgabe des Materials für Sommerlager und Kurse. Hier findest du den Leihmaterialkatalog von J+S und das Merkblatt für die Benutzung von Zelttüchern.

Für GLK möglichst vielfältig bestellen, damit TN das Material kennenlernen

  • Die Bestellung muss vor dem ersten Kursteil (z.Bsp. vor VW) abgesendet werden, weil nur im Status “Bewilligt” und “Publiziert” Leihmaterial bestellt werden kann.

  • Mindestens zwei Wochen vor dem Kurs muss eine J+S-Materialbestätigung vom ALC Thun bei dir eintreffen. Falls nicht, sofort an material-js.lba@vtg.admin.ch wenden.

Landeskartenbestellung

Dokumentationsbestellung

J+S Programmunterlagen für LS/T (MFJ und Ethik-Charta)

MFJ: Programmdossier Innovieren und Umfeld pflegen

GLK: Block Thema Ethik

 

SLK: Block Thema Ethik

J+S Verhaltensgrundsätze für die Aus- und Weiterbildung

Hier findest du eine Übersicht der aktuellsten Ausbildungsunterlagen von Jugend + Sport.

Weitere Infos