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Hier findest du Beschriebe, Fotos und Tipps rund um die Administrationsaufgaben auf der NDS. Gerne kannst du dich auch durch die Lernbausteine von J+S klicken.

Aura panel
summaryJ+S NDS Anleitungen
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Bei technischen Fragen zur NDS wende dich bitte an dein kantonales Sportamt und bei jublaspezifischen Fragen an ausbildung@jubla.ch.

Table of Contents

Übersicht was ist in der NDS anders im Vergleich zur sport.db

  • Zugriff: Neu auch für Leitende mit J+S Anerkennung

  • AHV-Nummer: Alle Personen müssen neu mit AHV-Nummer und Geburtsdatum erfasst werden. Nicht vergessen, diese Angaben auf der Lageranmeldung und das Einverständnis der Erziehungsberechtigten für die Weitergabe der Daten an die NDS einzuholen. Mehr dazu im Informationsblatt zum Thema Datenschutz für J+S-Coachs.

  • Neuer Ablauf Leihmaterial- & Kartenbestellung: Kann neu über die NDS direkt von der Lagerleitung oder anderen zur NDS hinzugefügten J+S-Leitungspersonen bestellt werden. Der*die Coach hat diesbezüglich nur noch eine Erinnerungsaufgabe (siehe Ablauf Lagerbetreuung).

  • Anwesenheitskontrolle (AWK): Kann direkt von der Lagerleitung ausgefüllt werden, soll jedoch von der*dem Lagercoach abgeschickt werden.

  • Helfer*in statt Begleitpersonen: Leitende ohne J+S Anerkennung können in der Rubrik Leiter/innen als Helfer/in registriert werden.

  • Erster und letzter Reisetag: Löst den Begriff Reisetagregelung ab.


Onboarding mit einem CH-Login

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nameOnboarding mit einem CH-Login

Neu erhalten alle Leitungspersonen mit J+S Anerkennung On-Boarding Mails. Es werden 2 Mails vom BASPO verschickt:

  1. Willkommen auf der NDS des BASPO: E-Mail-Adresse bestätigen
    In einem ersten Schritt muss zwingend die E-Mail-Adresse bestätigt werden.

  2. Willkommen auf der NDS des BASPO: Login
    Wenn die E-Mail-Adresse validiert ist, erfolgt in einem zweiten Schritt das eigentliche Login. In diesem E-Mail ist zum Beispiel der Onboarding-Code aufgeführt.

Wichtig: Das Onboarden mit dem entsprechenden Code ist blockiert, solange die E-Mail-Adresse mit dem Link im ersten E-Mail noch nicht validiert wurde.

Tipp:

  • Der Code ist 120h gültig und kann nur einmal benutzt werden. Hast du das verpasst, dann nimmt mit der kantonalen Arbeitsstelle Kontakt auf. Sie können dir einen neuen Code verschicken.

  • Es sind keine “Hauruckübungen” möglich. Logge dich frühgenug ein.

Videotutorial und FAQ zum Onboarding


Posteingang Benachrichtigungen

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namePosteingang Benachrichtigungen

Im Posteingang findest du alle Aufgaben und Benachrichtigungen im Zusammenhang mit deinen J+S-Aktivitäten in der NDS. Bitte schaue regelmässig nach, welche Aufgaben gerade anstehen. In deinem persönlichen Benutzerprofil unter der Funktion «Mailversand verwalten» kannst du dir die Informationen an deine Mailadresse weiterleiten lassen.

Videotutorial: Startseite und Grundfunktionen


Auszahlungskonto / Versandadressen Dokumente ändern

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Ergänzend zur Organisationsleitung können 5 weitere Personen hinzugefügt werden, welche die Dokumente im Zusammenhang mit der Auszahlung von J+S Beiträgen erhalten (zB. Kassier*erin Schar, Kassier*erin Relei/Kalei, AST, CV)

  1. Reiter “Organisationen” wählen

  2. auf blaues Auge der Schar klicken

  3. Finanzen

  4. Auszahlungskonten

  5. Auf “…” bei Auszahlungskonto klicken und “Auszahlungskonto bearbeiten” wählen

Tipps:

  • Stand jetzt bekommt J+S Coach und Organisationsleitung die Dokumente.

  • Es muss ein Vereinskonto sein.

  • Kontonachweis mit IBAN und Konto-Inhaberin muss hochgeladen werden

  • Die Kontoangaben werden vom BASPO kontrolliert.

  • Tipp: je nach Handhabung im Kanton: AST oder Ressort Finanzen der Kalei/Relei zusätzlich erfassen, damit diese die Coachgelder einfordern kann.


Organisationsleitung & Coach ändern

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nameOrganisationsleitung & Coach ändern
  1. Unter "Organisation">"Schar" den Tab "Personen" wählen

  2. Organisationsleitung ändern

oder

  1. “J+S-Coach erfassen”

Tipp:

  • Abmelden: Diesen J+S Coach aus Schar entfernen

  • J+S-Angebote umteilen -> Laufende J+S Angebote an einen anderen Coach umteilen, damit diese*r bearbeiten kann (Es kann nur ein Coach ein Angebot bearbeiten)


E-Mail-Adresse Leitende hinzufügen

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nameE-Mail-Adresse Leitende hinzufügen
  1. Unter "Organisation">"Schar" den Tab "Personen" wählen

  2. nach unten scrollen zu “J+S-Leiter/innen

  3. auf blaues Auge klicken

  4. im Personenprofil nach unten zu Ehrenamtliches Benutzerkonto

  5. auf Bleistift klicken

  6. E-Mailadresse ergänzen


Eröffnung J+S-Angebot

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nameEröffnung J+S-Angebot
  1. Reiter Jugendausbildung wählen

  2. Blaues Feld «+ Angebot erfassen»

    1. Pflichtangaben ausfüllen

    2. Organisation = Schar

    3. Organisationsleitung = Scharleitung

    4. Konto der Schar

    5. Nutzergruppe 3 Jugendverbände

  3. Speichern

  4. Zurück zur Übersicht

  5. Neu eröffnetes Angebot erscheint in der Liste aller Angebote=Lager deiner Schar

Videotutorial: J+S-Angebot erfassen

Tipps:

  • Pro Schar wird nur ein Angebot eröffnet, auch wenn mehrere Lager stattfinden.

  • Empfehlung: Lager direkt zusammen mit Jahresangebot erfassen und unmittelbar zur Bewilligung freigeben, da es sonst vergessen geht! Fehlende Lager können später immer noch nachgemeldet werden.

Lager erfassen

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nameLager erfassen
  1. Innerhalb "Angebot" im Tab "Lager": Auf "Lager erfassen" klicken

  2. Formular ausfüllen

Tipps:

  • Lagertage ohne J+S-Aktivitäten = früher “Trainingsfreie Tage”

  • PEDI =AHV-Nr. aus Lichtenstein  (Pflichtfeld geht weg so bald AHV eingetragen ist)

  • Empfehlung Anmeldung Jahresangebot, Lager erfassen und direkt zur Bewilligung freigeben da es sonst vergessen geht!

  • Geplante Anzahl TN kann nicht mehr angepasst werden nach Angebotsbewilligung (Achtung: wird für die Berechnung vom Leihmaterial verwendet)

Expand
titleHinweis das kann alles nach der Erfassung noch geändert werden kann (Angebot bearbeiten):
  • Auszahlungskonto

  • Zusätzliches Lager später noch erfassen

  • Organisationsleitung

  • An- & Abreisetag (Anzahl Stunden J+S-Aktivität)

  • Anzahl Lagertage

  • Datum

  • Sind Übernachtungen geplant ja / nein


Bewilligungsverfahren

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nameBewilligungsverfahren

Wenn das Angebot vollständig ist, muss der*die Coach es zur Bewilligung freigeben.

  1. «Jugendausbildung»

  2. auf blaues Auge vom Angebot klicken

  3. «Aktionen» unten rechts klicken

  4. «Zur Bewilligung freigeben»

Tipps:

  • Im Status «Zur Bewilligung freigegeben» wird das Angebot beim kantonalen Sportamt geprüft. Die endgültige Freigabe durch das Sportamt wird bestätigt, indem das Angebot in den Status «Bewilligt» gesetzt wird.

  • Der Bewilligungsantrag kann eingereicht werden auch ohne Grobprogramm

  • Das Lager kann erst 6 Monate vor 1. Lagertag bewilligt werden


J+S-Leihmaterial bestellen

Excerpt
nameJ+S-Leihmaterial bestellen
  1. Gewünschtes Lager öffnen

  2. Reiter Leihmaterial

  3. Blaues Feld «+ Leihmaterial bestellen»

  4. Artikel auswählen und hinzufügen

  5. Mengen von ausgewählten Artikeln eingeben

  6. Formular ausfüllen (Hinweise & Tipps beachten)

  7. Person hinzufügen, welche für das Leihmaterial zuständig ist (Lagerleitung oder Materialchef*in)

  8. Datum, Lieferort und Kontakt angeben

  9. zwischenspeichern oder direkt “absenden” (spätestens 5 Wo vor Lieferdatum)

Videotutorial: Leihmaterial bestellen

Tipps:

  • Das Angebot muss im Status «bewilligt» sein, damit Leihmaterial bestellt werden kann.

  • Nur Material aus LS/T kann bestellt werden für Lager

  • Leihmaterial bestellen, bevor TN hinzugefügt werden

  • Die Menge kann in der NDS nicht mehr aufgerundet – es kann nur genau so viel Material wie Anzahl Personen bestellt werden - jedoch rundet vermutlich das Logistikcenter auf -> Auftragsbestätigung beachten (!) 

  • Bestellstatus beachten

  • Für Kurse: in Bemerkungen Bestellmenge einfügen

Hinweise:

  • Artikel hinzufügen: Die Anzahl der erlaubten Artikel wird mit der Anzahl der in der NDS registrierten TN berechnet, wenn die definitive TN Liste bereits importiert wurde. Ansonsten wird die Berechnung mit der geplanten Anzahl TN bei der Eröffnung des Angebots durchgeführt.

  • Kurs-/Lagerleitung: Suche nach oder gebe die Daten des*der Lagerleiters*in ein.

  • Versandart: Die Lieferung des Materials erfolgt in der Regel als LKW-Lieferung. Alternativ kann es im Logistikcenter in Thun abgeholt werden.

  • Termin Lieferung: Es kann nur ein Arbeitstag welcher mindestens 5 Wochen nach dem Datum der Bestellung ist ausgewählt werden. Wenn eine Woche vor diesem Termin keine schriftliche Bestellbestätigung von J+S eingetroffen ist, muss mit J+S Kontakt aufgenommen werden (Kontakt siehe unten).

  • Termin Rücknahme: Das Material darf maximal für 7 Monate ausgeliehen werden. Die Rückgabe erfolgt spätestens 3 Tage nach dem Ende des (letzten) Lagers. Das Material muss in gereinigtem Zustand zurückgegeben werden. Am Abholtag muss das Material bereits um 8.00 Uhr bereitstehen.

  • Kontaktperson: Am Liefertag muss die angegebene Person für den Lieferanten telefonisch erreichbar sein (Kontakt bei Problemen).

  • Bezeichnung des Lieferortes und Adresse des Lieferortes: Hier muss eine genaue Adresse (Strasse + Hausnummer + PLZ + Ort) angegeben werden. Das Material wird Werktags zwischen 8.00 und 18.00 Uhr ausgeliefert. Wird es beispielsweise auf einen Bauernhof in der Nähe des Lagerhauses/-platzes bestellt, so muss dies mit dem Landwirt vorgängig abgesprochen werden. Der Lieferungsplatz muss mit dem Lastwagen (26 Tonnen) erreichbar sein und das Material mit dem Palettrolli ein- und ausgeladen werden können, d. h. es kann nicht auf einen Platz im Wald geliefert werden.

  • Weiteres siehe Leitfaden für das J+S-Leihmaterial für die Sportangebote und die J+S-Kaderbildung (→ Dokumente)


Landeskartenbestellung

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nameLandeskartenbestellung

Tipps:

  • Beim Öffnen wird automatisch die Coachadresse ausgefüllt - anpassen auf Lagerleitung/Matchef (!)

  • Achtung: Speichern = wird bestellt

Benachrichtigung Landeskarten.png


Grobprogramm hochladen

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nameGrobprogramm hochladen
  1. Lager anwählen

  2. Lagerdetail

  3. blaues Feld Lagerprogramm anwählen

  4. Grobprogramm als PDF hochladen


Lageranmeldung jubla.db

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nameLageranmeldung jubla.db
  1. TNs/Eltern loggen sich in der jubla.db ein

  2. klicken auf «Anlässe».

  3. «Demnächst stattfindende Anlässe»

  4. beim Lager direkt via Button «Anmelden» klicken

  5. Anmeldung ausfüllen

  6. «anmelden» klicken

Tipp:

  • Zusätzliche Anmeldefelder können bei der Erstellung des Lagers erfasst werden. Hier bietet es sich an, die Pflichtangaben, die der*die Coach für die NDS benötigt durch die TN ausfüllen zu lassen:

  • Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, AHV-Nr., Nationalität, Muttersprache, PLZ, Ort, Land → Beachte dabei stets das Thema Datenschutz

  • Es können auch Direktlinks auf das Lager an die Eltern kommuniziert werden (z.B. als QR-Code)


Export CSV TN-Liste aus jubla.db

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nameExport CSV TN-Liste aus jubla.db

Sind die TNs in der jubla.db erfasst, kann die TN-Liste für den Upload in der NDS als csv-File aus der jubla.db exportiert werden:

  1. Lager öffnen

  2. «Teilnehmende» anklicken

  3. «Export» klicken

  4. «CSV»

  5. «NDS-Lager»


Administration der Leitenden auf der NDS

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nameAdministration der Leitenden auf der NDS
  1. Lager

  2. Aktionen

  3. Personen der zugehörigen Organisation suchen

  4. Person suchen

  5. Frisch erfassen -> Geburtsdatum & AHV-Nr. relevant (!)

Tipps:

  • “Anforderungen an das Leiterteam” rechnet nach dem Import der Leitungspersonen aus, ob genügend Anerkennungen vorhanden sind für die provisorisch eingegebene Anzahl Teilnehmende.

  • wenn eine Leitungsperson keine Email hinterlegt hat erscheint eine Fehlermeldung. Kann unter-> Organisation > blaues Auge > Personen ergänzt werden


Administration der TN’s auf der NDS

Excerpt
nameAdministration der TN's auf der NDS
  1. Lager

  2. Aktionen

  3. Personen der zugehörigen Organisation suchen

  4. Person suchen

  5. Frisch erfassen -> Geburtsdatum & AHV-Nr. relevant (!)

oder

Das csv-File wird von dem*der Coach in die NDS importiert. Dies kann unter dem Reiter «Teilnehmende» gemacht werden.


Rega-Gönnerschaft

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nameRega-Gönnerschaft

Haken nur bei den Personen setzten, welche mit der Weitergabe der Daten an die Rega einverstanden sind. Dies muss abgeholt werden.

Tipp:

  • Schiebe den Scrollbalken unterhalb der Liste der Personen nach rechts. So erkennst du, wer bereits gemeldet ist und wer nicht.


Anwesenheitskontrolle (AWK) ausfüllen

Excerpt
nameAnwesenheitskontrolle (AWK) ausfüllen
  1. Reiter Jugendausbildung

  2. Auf Details/blaues Auge vom Angebot klicken

  3. Reiter Kurse/Lager anklicken

  4. Auf Details/blaues Auge vom gewünschten Lager klicken

  5. Reiter Anwesenheitskontrolle wählen

  6. Auf Blaues Auge von jedem einzelnen Tag gehen

  7. Bereich Leiter/Innen: Quadrat zuoberst (links von "Nachname") anklicken um alle Leitende auszuwählen

  8. nicht anwesende abwählen

  9. speichern

  10. Für TN wiederholen wie bei Leitenden

  11. Oben rechts auf nächsten Tag wechseln

Videotutorial: Anwesenheitskontrolle führen

Videotutorial: Anwesenheitskontrolle abschliessen

Tipp:

  • Bei den drei Punkten vom Tag können die Anzahl J+S Stunden angepasst werden (für die An- und Abreisetagreglung)

  • Status in der AWK Übersicht zeigt, ob AWK durchgeführt wurde oder nicht

  • Stand jetzt kann auch LL AWK abschliessen -> LL soll nur speichern (!) «Anwesenheitskontrolle abschliessen» nur Coach!

  • AWK wahrheitsgetreu ausfüllen. Das kantonale Sportamt sieht Überschneidungen mit anderen Angeboten und kann die Bewilligung zur Auszahlung zurück behalten.

  • Anzahl Überschneidungen mit anderen Angeboten sollte immer 0 sein

  • Achtung: AWK erst abschliessen, wenn wirklich bei allen Tagen die AWK erfasst wurde (siehe Status je Tag)


Angebot abschliessen

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nameLager zur Bewilligung freigeben

Videotutorial: Beitragsgesuch senden

Tipp:

  • Unbedingt Hinweise wie folgende beachten!: Bist du sicher, dass du alles abschliessen willst?


Weitere Infos

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