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Die einfache Buchhaltung

Für viele kleine Vereine ist die einfache Buchhaltung eine gute Möglichkeit, den Minimalanforderungen einer sauber geführten Buchhaltung zu genügen. Als Grundlage dient das Kassabuch, in dem alle Ein- und Ausgänge notiert werden. Dieses System stösst allerdings schnell an seine Grenzen, wenn die Schar mehrere Konten, viele Anlässe und dementsprechend auch viele Bewegungen hat.

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Vorteile:
wenig Aufwand, einfach verständlich

Nachteile:
Höhere Fehlerquote, spätere Suche ist umständlich, Anlässe gehen im Zahlensalat unter

Beispiel einer einfachen Buchhaltung
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Beispiel einer einfachen Buchhaltung Schar X hat keine Bankkonten, nur eine Kasse. Sie hat nur zwei Veranstaltungen, eine Papiersammlung und ein Leitendenfest. Auszug aus dem Kassabuch Vorteile: wenig Aufwand, einfach verständlich Nachteile: Höhere Fehlerquote, spätere Suche ist umständlich, Anlässe gehen im Zahlensalat unter

Die doppelte Buchhaltung

Wie schon der Name verrät, ist der grösste Unterschied zwischen den Systemen, dass beim vorher beschriebenen alles einfach gemacht wurde und diesmal doppelt verbucht werden muss. Gleich anzunehmen, dass damit auch die doppelte Arbeit anfällt, ist jedoch falsch. Dank den vielen Details, die bereits beim ersten Mal erfasst werden, ist der Jahresabschluss ein Kinderspiel und sagt erst noch viel mehr über das vergangene Jahr aus.

Bilanz

Die doppelte Buchhaltung unterscheidet zwischen der Bilanz und der Erfolgsrechnung. In der Bilanz findest du alle die Vermögenswerte der Schar. Dort werden die Kasse, PC- und Bankkonten, sowie ausstehende Rechnungen aufgelistet. Da dies die Werte darstellen, die uns wirklich gehören, werden sie Aktiven genannt. Alle Aktiven findest du auf der linken Seite der Bilanz. Die rechte Seite dient zur Darstellung der Werte, die die Schar anderen Leuten schulden. Dazu gehören noch nicht bezahlte Rechnungen und überzogene Bankkonten (hoffentlich nicht vorhanden). Der Rest der rechten Seite ist automatisch das Vereinsvermögen.

Hier die Bilanz der Schar X zu Beginn des Jahres: Image Removed und dann noch die Bilanz Ende Jahr, nach den gleichen Veränderungen, wie vorher: Image Removed Wie gut zu erkennen ist, wird der Verlust separat ausgewiesen. In der Eröffnungsbilanz des Folgejahres wird er mit dem Vereinsvermögen verrechnet (das ja automatisch sinkt, wenn die Schar Verluste macht). Die nächste Eröffnungsbilanz präsentiert sich dann wie folgt: Image Removed
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Bilanz Hier die Bilanz der Schar X zu Beginn des Jahres: und dann noch die Bilanz Ende Jahr, nach den gleichen Veränderungen, wie vorher: Wie gut zu erkennen ist, wird der Verlust separat ausgewiesen. In der Eröffnungsbilanz des Folgejahres wird er mit dem Vereinsvermögen verrechnet (das ja automatisch sinkt, wenn die Schar Verluste macht). Die nächste Eröffnungsbilanz präsentiert sich dann wie folgt:

Erfolgsrechnung

Während die Bilanz den aktuellen Stand unserer Guthaben und Schulden darstellt, sieht man in der Erfolgsrechnung, wie es dazu kam. Also die Vermögensveränderung im Verlaufe des Jahres. Durch geschickte Kontenwahl ist es so möglich, Ende Jahr auf einen Blick zu sehen, wie welche Anlässe abgeschlossen haben.

Ähnlich wie bei der Bilanz gibt es auch hier zwei Seiten. Auf der linken Seite werden alle unsere Aufwände aufgelistet, auf der rechten die Erträge:

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Vorteile:
Kleine Fehlerquote, Anlässe können extra ausgewertet werden, diverse Auswertungen möglich, mehr Detailinfos

Nachteile:
Relativ aufwändig, längere Einarbeitungszeit

Info

Erfolgsrechnung Ähnlich wie bei der Bilanz gibt es auch hier zwei Seiten. Auf der linken Seite werden alle unsere Aufwände aufgelistet, auf der rechten die Erträge: Wie gut erkennbar ist, taucht wieder der Verlust über CHF 90.80 auf, nachdem wir ihn schon in der Bilanz bemerkt haben. Ein weiterer Grund, weshalb die doppelte Buchhaltung von Profis vorgezogen wird. Fehlbuchungen können so einfach entdeckt werden, wenn der Gewinn in Bilanz und ER nicht übereinstimmen. Vorteile: Kleine Fehlerquote, Anlässe können extra ausgewertet werden, diverse Auswertungen möglich, mehr Detailinfos Nachteile: Relativ aufwändig, längere Einarbeitungszeit

Abschreibung

Es liegt in der Natur der Sache, dass Anschaffungen mit der Zeit an Wert verlieren. Zum einen, weil sich die Wertgegenstände durch den Gebrauch abnützten. Das Fortschreiten der Technik fördert den Wertzerfall zusätzlich. Alle, die mal versucht haben ihren alten PC zu verkaufen, kennen dieses Problem. Deswegen kennt man in der Buchhaltung die Option Abschreibungen. Sie dient dazu, die Bilanz aussagekräftig zu halten und nicht mit Wunschzahlen zu füllen. Zudem ist eine Überbewertung des Vermögens nicht erlaubt.

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Beispielsweise kauft sich die Schar Y Anfangs Jahr zwei neue Zelte à CHF 1'500.
Dann sieht die neue Bilanz wie folgt aus:

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Man sieht sehr gut, dass sich am Vermögensstand nichts geändert hat. Die Zelte sind ja neu! Aber schon im ersten Lager gibt es die ersten Beschädigungen, Verschmutzungen und anderweitige Verminderungen, dass sie beim Wiederverkauf nicht mehr den gleichen Betrag einbringen würden. Deshalb gilt die Regel, dass spätestens nach 5 Jahren alle Neuanschaffungen abgeschrieben sein müssen. Deshalb wird Ende Jahr wie folgt gebucht:

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Abschreibungen Beispielsweise kauft sich die Schar Y Anfangs Jahr zwei neue Zelte à CHF 1'500. Dann sieht die neue Bilanz wie folgt aus: Man sieht sehr gut, dass sich am Vermögensstand nichts geändert hat. Die Zelte sind ja neu! Aber schon im ersten Lager gibt es die ersten Beschädigungen, Verschmutzungen und anderweitige Verminderungen, dass sie beim Wiederverkauf nicht mehr den gleichen Betrag einbringen würden. Deshalb gilt die Regel, dass spätestens nach 5 Jahren alle Neuanschaffungen abgeschrieben sein müssen. Deshalb wird Ende Jahr wie folgt gebucht: Anfangs des neuen Jahres wird der Verlust wieder mit dem Vereinsvermögen verrechnet, dass dann im neuen Jahr nur noch CHF 4'400 ist. Wenn in den nächsten vier Jahren keine Einnahmen verbucht werden können, sinkt das Vereinsvermögen auf CHF 2'000 (jedes Jahr um CHF 600).

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