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1. Rahmenbedingungen

In der ersten Phase werden seitens der Organisation Erwartungen für den ehrenamtlichen Einsatz geklärt. Dazu gehört z. B. der zeitliche Aufwand, eventuelle Einsatzdauer, erwartete Kompetenzen, die Leitung und Begleitung der Ehrenamtlichen. Es ist hilfreich, die gesammelten Informationen schriftlich in einer Aufgabenbeschreibung festzuhalten.

2. Gewinnung

Nachdem die Rahmenbedingungen geklärt sind, können potenzielle Kandidat*innen angesprochen werden. In dieser Phase spielen die persönlichen Kontakte und ein gut gepflegtes Netzwerk eine wichtige Rolle.

3. Einführung

In einer ausführlichen Einführung sollten die genauen Aufgaben, Rechte, Pflichten, die Rolle und die gegenseitigen Erwartungen geklärt und allenfalls schriftlich festgehalten werden. Dazu gehören nebst dem Inhalt der Arbeit auch gremienspezifische Abläufe, Zuständigkeiten und Ansprechpersonen. Auch kann das neue Mitglied auf einem Kommunikationskanal vorgestellt werden. Dadurch wird der Einsatz verbindlicher und es ist ein klarer Startschuss für das Engagement gegeben.

4. Einsatz

Während des Einsatzes werden die Ehrenamtlichen geleitet und begleitet und haben eine klare Ansprechperson. Dabei ist es wichtig, die Motivation während des ganzen Einsatzes hochzuhalten. Dies hat einen positiven Einfluss auf die Einsatzdauer und Qualität der Arbeit der Ehrenamtlichen. Zum Einsatz gehören regelmässige Standortgespräche mit Rückmeldungen, Anerkennung und Danksagung seitens der Leitung des Gremiums. Kleine Gesten der Wertschätzung sind das ganze Jahr durch wichtig.

Auch der Einbezug in verbandsinterne Diskussionen und Vorgänge motivieren die Ehrenamtlichen und geben ihnen einen Anreiz, sich weiterhin im Verband zu engagieren. Diese Einbindung entspricht dem Jubla-Grundsatz «mitbestimmen».

5. Abschluss

Die Abschlussphase ist ein wichtiger Bestandteil eines ehrenamtlichen Einsatzes, sowohl für die Ehrenamtlichen als auch den Verband. Es gilt, wichtige Erkenntnisse und Erfahrungen festzuhalten, je nach Situation eine gute Übergabe sicherzustellen (Wissenstransfer) und die Person zu verabschieden und zu verdanken. Dadurch wird das Bild des Verbands nachhaltig geprägt und das Werte- und Kultursystem auch nach der aktiven Jubla-Zeit weitergetragen.

Auch wenn eine Trennung nicht einvernehmlich geschieht, haben die Ehrenamtlichen Anrecht auf eine angemessene Verabschiedung und Verdankung.

Auch ein schriftlicher Nachweis für das Engagement steht den Ehrenamtlichen zu, wie z. B. das Dossier freiwillig engagiert von Benevol Schweiz. Mit dem Dossier können die Ehrenamtlichen aufzeigen, für welche Aufgaben sie zuständig waren und welche Kompetenzen sie erworben haben. Mithilfe des Dossier-Generators kann ein solches Dossier mit wenigen Klicks erstellt werden.