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Die Führung der Scharkasse ist ein wichtiges und sehr verantwortungsvolles Amt. Schwierigkeiten im Umgang mit der Kasse können sich unter Umständen zu einem grossen (rechtlichen) Problem für die ganze Schar entwickeln.

Grundsätzlich muss jeder Verein über seine Ausgaben und Einnahmen Buch führen. So genügt die Führung einereinfachen Buchhaltung (Auflistung und Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben). Dies bedeutet, dass die Kasse von einer Person mit dem nötigen Fachwissen geführt wird.
Ein wichtiges Kriterium bei der Wahl des*der Kassiers*in ist neben dem Fachwissen das Alter. Minderjährige Personen werden von den Banken nicht als Kassier*in anerkannt.

Ein Verein kann eigene Konten eröffnen. Über die genauen Anforderungen und notwendigen Unterlagen gibt die gewünschte Bank Auskunft. Meist hat der*die Kassier*in besondere Rechte, z.B. alleinigen Zugriff auf die Konten. Empfehlenswert ist, wenn eine zusätzliche Kontenvollmacht zu zweien, z.B. an Scharleiter*in und Präses, ausgestellt wird. Im Problemfall können so diese beiden gemeinsam auf die Konten zugreifen.

Der*Die Kassier*in vertritt die Schar auch gegen aussen. Es ist deshalb wichtig, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden. Andernfalls kann es sein, dass zukünftige Bestellungen der Schar nur noch gegen Vorauszahlung angenommen werden. Eine schlechte Zahlungsmoral weckt schnell den Eindruck, dass der Verein unorganisiert ist und Zahlungsschwierigkeiten hat. So entsteht ungewollt ein Imageschaden.

Generell dürfen Lieferungen und Dienstleistungen nur gegen Rechnung oder Quittung bezahlt werden. Alle Belege müssen aufbewahrt werden. Nur so ist jederzeit nachvollziehbar, warum und wohin Geld geflossen ist. Hat also eine Leitungsperson Einkäufe für die Gruppenstunde getätigt und selber bezahlt, so erhält er*sie das Geld von der Schar nur dann retour, wenn er*sie auch eine Quittung dafür vorweisen kann. Ohne Beleg darf der* die Kassier*in keine Überweisung tätigen.

Wichtig ist, dass Ende Jahr eine Kontrolle der Kasse erfolgt. Diese soll durch zwei externe Personen erfolgen, die von der Kassenführung eine Ahnung haben und gegenüber der Schar neutral sind. Sie überprüfen die Buchhaltung auf Vollständigkeit und Korrektheit und erstellen den Revisionsbericht. Dieser bestätigt, dass die Kasse ordnungsgemäss geführt wurde oder aber informiert über allfällige Mängel. Mit der Annahme des Revisionsberichts an der jährlichen Generalversammlung wird der*die Kassier*in für seine*ihre Tätigkeit entlastet und kann für das abgeschlossene Rechnungsjahr nicht mehr belangt werden. Dieser Entscheid muss im Protokoll schriftlich festgehalten werden.